Microsoft Dynamics 365: Як обрати правильну ERP або CRM систему та партнера з впровадження

Listen to online Stop   Мені часто поступають запити на впровадження загадкового та універсального Microsoft Dynamics 365. І люди щиро дивуються коли ми просимо уточнити, а що саме вони мають на увазі. Виявляється, доволі багато людей не знають що Microsoft Dynamics 365 це не система, а ціла лінійка бізнес-систем від Microsoft. Що ж таке Microsoft Dynamics 365? . Давайте розбиратися. Отже, Microsoft Dynamics 365 — це сімейство хмарних бізнес-додатків від Microsoft для управління фінансами, продажами, складом, виробництвом, маркетингом, сервісом та персоналом. Рішення легко інтегруються з Microsoft 365 (офісні додатки), Power BI (бізнес-аналітика), Azure (хмарні рішення) і підтримують цифрову трансформацію компаній будь-якого масштабу. Хочеться винести пару типових прикладів того, як представники компаній плутаються у термінах та мають ризик потрапити у халепу. Приклад перший: Компанія має стрімкий розвиток. Для цього впроваджує CRM, що є правильно – бо CRM це про продажі. Так, ще про лояльність, про комунікації і багато іншого, але спрощено – то про продажі. В певний момент компанія також хоче розвинути ERP, щоб мати достовірний облік, управляти резервуванням, логістикою, собівартістю, грошовими коштами, тощо. І в процесі впровадження ERP-системи, зясовує, що досить великий бюджет витратила на те, щоб створити в межах CRM деякі функції, які вже є в ERP. Зокрема складну цінову політику, інвойсинг та інтеграцію з банками, часково управління залишками. Приклад другий: Компанія впроваджує ERP, як єдину систему управління ресурсами. Має благородне бажання створити максимально єдиний інформаційний простір для бізнес-процесів. Хоче менше різних систем. Це чудово! Але, коли доходить до налаштувань процесу продажів в ERP-системі, компанія просить створити всередині функції комунікацій та маркетингу – для кожного контрагента мати карти контактів, зберігати історію, призначати завдання і контролювати виконання, інтегруватися з IP-телефонією та різними месенджерами, робити email-розсилки. Добре, що тут вчасно зупинили та поставили поруч CRM-систему, в якій всі ті функції є в стандарті, а з ERP-системою є штатні конектори. Такі випадки непоодинокі. Часто, саме в CRM створюють неприродні для неї функції. Чому?  CRM-система зазвичай більш зрозуміла, як казав вище, вона допомагає в першу чергу продавати, збільшувати дохід. Це дуже зрозуміло всім, і особливо власнику, який фінансує всі цифрові проєкти. Також CRM простіша у впровадженні. Не треба мати компетенції складного фінансового обліку, собівартості, планування залишків та виробництва. Тому CRM часто йде першою, і звичка до вже існуючої системи, її гнучкість, дають поштовх та спокусу доробити її чуть-чуть, що виливається в нетипові і згодом непотрібні функції, які дублюються у ERP-системі. Давайте повернемося до основних продуктів Dynamics 365 та прояснимо який для чого призначений: Dynamics 365 Business Central Це ERP-система для управління фінансами, закупівлями, складами, продажами, виробництвом і проєктами. Підходить для бізнесів будь-якого масштабу (від 10 до 5000 користувачів): дистрибуція, виробництво, професійні послуги, агро тощо. Dynamics 365 Finance Система для управління фінансами, бюджетуванням і глобальною звітністю. Оптимальне рішення для середнього і великого бізнесу, транснаціональних компаній. Dynamics 365 Supply Chain Management Призначена для планування виробництва, логістики та управління ланцюгом постачання. Ідеально підходить виробничим підприємствам, великим складам і компаніям з міжнародною логістикою. Dynamics 365 Sales CRM-система для управління процесами продажів та взаємодії з клієнтами. Найкраще підходить для B2B-продажів, сервісних компаній, консалтингу, дистрибуції. Dynamics 365 Marketing Рішення для планування, автоматизації та аналітики маркетингових кампаній. Підходить компаніям з активними digital-кампаніями та потребою в сегментації клієнтів. Dynamics 365 Customer Service Інструмент для підтримки клієнтів, роботи служби підтримки та омніканальної взаємодії. Рекомендовано для підприємств із великою кількістю звернень: e-commerce, банки, телеком. Dynamics 365 Field Service Рішення для виїзного сервісного обслуговування, управління техніками та розкладами. Найкраще працює для сервісних компаній, техобслуговування, технічної підтримки. Dynamics 365 Human Resources (HR) Система для управління персоналом, рекрутингу, адаптації та частково — зарплат. Підходить середнім і великим компаніям з власним HR-відділом. Dynamics 365 Commerce Платформа для омніканального e-commerce та рітейлу. Оптимальна для рітейл-мереж та компаній з омніканальним підходом до продажів. Dynamics 365 Project Operations Рішення для управління проєктами, командами, бюджетами та строками. Підходить консалтинговим компаніям, ІТ, інжиніринговим та проєктним організаціям. Dynamics 365 Customer Insights CDP-платформа для глибокої аналітики клієнтів. Ідеально підходить компаніям, які активно працюють з даними клієнтів (RFM-аналіз, сегментація, AI). Dynamics 365 Guides AR-інструмент для створення інструкцій і навчання працівників у доповненій реальності. Підходить для виробництва, техобслуговування, інженерних компаній (з використанням HoloLens). На нашу думку, Business Сentral – найбільш універсальне рішення за рахунок гарного наповнення в стандартній конфігурації, наявність понад 7 тис додатків для будь-якої сфери діяльності, відкритий код для створення індивідуальних кастомізацій. Вендор позиціонує це ERP-рішення для малого, середнього та великого бізнесу для цифровізації фінансів, складу, закупівель, продажів, виробництва та інших процесів. Кому підходить: дистрибуція, професійні послуги, ІТ, виробники, агро сектор тощо. В нашій практиці є досвід реалізації проєктів як для стартапів так і для холдингів. В Business Central можна налаштувати майже усе. Як обрати Dynamics 365 для свого бізнесу?. 1) Визначте сферу діяльності Рітейл — Dynamics 365 Commerce або Business Central + LS Central Виробництво — Business Central (для малого) або SCM + Finance (для великого) Послуги / консалтинг — Business Central або Project Operations + Sales Дистрибуція / логістика — Business Central або SCM eCommerce — Commerce або інтеграція Shopify/Magento з Business Central 2) Проаналізуйте масштаб < 50 осіб — Business Central, Sales 50–500 осіб — Business Central або Finance, SCM, Field Service > 500 осіб — повноцінна ERP-екосистема (Business Central/Finance + SCM + HR + CRM) 3) Оцініть рівень зрілості процесів Якщо процеси вже оцифровані — вам підійде будь-яка платформа, яку варто підібрати під ваші бізнес-вимоги. Якщо все ще Excel чи 1С — краще стартувати з Business Central/Sales, а далі масштабуватися. Скільки коштує впровадження Dynamics 365?. Business Central Вартість ліцензії — від $70 на місяць за користувача. Орієнтовна вартість впровадження — від $30,000 до $100,000. Finance + Supply Chain Management (SCM) Вартість ліцензії — від $180 на місяць за користувача. Орієнтовна вартість впровадження — від $200,000 до $800,000. Sales Вартість ліцензії — від $65 на місяць за користувача. Орієнтовна вартість впровадження — від $10,000 до $60,000. Marketing Вартість ліцензії — від $1,500 на місяць за організацію. Орієнтовна вартість впровадження — від $20,000 до $50,000. Кінцева ціна напряму залежить від кількості користувачів, інтеграцій, наявності модифікацій та загальної складності процесів й рівня підготовки внутрішньої команди. Як обрати систему для бізнесу?. Малий, середній, великий зростаючий бізнес → Business Central Продажі, CRM → Sales / Customer Service Виробництво → Business Central або SCM / Finance Digital-маркетинг → Marketing + Customer Insights Проєктні компанії → Business Central (з додатками від Clarity) або Project Operations Чек-лист для самостійної оцінки потреби у заміні вашої системи . Визначте, які процеси потребують автоматизації: Продажі Фінанси (фінансовий, налоговий Склад Виробництво HR (кадри, зарпалата) Клієнтська підтримка Маркетинг Проєкти Скільки у вас користувачів? До 50 — Business Central / Sales 50–500 — Business Central або Finance, SCM, Field Service 500+ — комплексне рішення на базі декількох систем Чи маєте ви:  Бізнес у кількох країнах  Більше 2 юросіб  План розвитку на 2+ роки  Застарілу ERP (1С, самописна) Якщо тут відповідь на 2 пункти з 4 позитивна, то вам потрібно починати проєкт із розробки якісної архітектури впровадження, обрання методології та послідовності впровадження, визначення певного MVP проєкту впровадження. Тоді, сам проєкт рухатиметься більш динамічно та вивірено. Як обрати партнера з впровадження?. Обрати систему — лише пів справи. Важливо знайти надійного інтегратора, який: Має досвід саме з вашим типом систем Dynamics 365 (бажано не шукати “універсалів”, бо утримувати еспертну команду з ERP та СRM далеко не всім по силах, часто, компанії які займаються всім по факту навчаються вже в рамках вашого бізнес-кейсу). Розуміє специфіку вашої галузі (це взагалі супер важливо, оскільки саме галузевий досвід та усвідомлення наявних “болей” ключових користувачів майбутньої системи зробить ваш проєкт дійсно результативним). Працює за зрозумілою методологією, готовий демонструвати та захищати свою експертність. Має сертифікованих спеціалістів Microsoft (це важливо, бо це про рівень підготовки команди, процесів, про відповідальність) Надає підтримку після запуску (технічна підтримка та наяваність внутрішнього ресурсу на це, а ще післяпроєктний консалтинг та розвиток системи – це абсолютно необхідно). Має портфоліо релевантних впроваджень, кейси, відгуки та не приховує це від бізнес-спільноти. Вибір партнера — критично важливий. Система може бути ідеальною, але без правильної реалізації — не запрацює. 5 кроків до правильного вибору: Опишіть свій бізнес у 5 реченнях— це допоможе партнерам запропонувати найкраще рішення. Попросіть демонстрацію— на реальному інтерфейсі, з прикладами процесів. Проведіть преаудит— короткий діагностичний етап до укладення контракту. Порівняйте кілька комерційних пропозицій— але не лише за ціною. Уточніть формат комунікації та відповідальних— це впливає на успіх проєкту. Microsoft Dynamics 365 — це не одна система, а гнучка платформа, яка дозволяє підлаштовуватись під ваш бізнес: від невеликого підприємства до корпорації. Щоб зробити правильний вибір, оцініть свої потреби, масштаби й майбутні плани. Ідеальний варіант — провести короткий пре-проєктний аудит із досвідченим інтегратором.