Как подготовиться к проверкам Государственной службы Украины по вопросам труда?

Listen to online Stop   Критерии, по которым Гоструда выбирает работодателей для проведения проверок. Как правильно подготовить сотрудников к беседам с инспектором Гоструда? Каковы наиболее уязвимые места работодателей при проверке? Сергей Сильченко. Партнер харьковской юридической фирмы ILF. По результатам проверок Государственной службы Украины по вопросам труда (Гоструда) в 2018 году работодателям было начислено более 3 млрд. грн. штрафов — цифра внушительная. Инспекторы Гоструда могут в любое время прийти с внеплановой проверкой в офис или магазин. Они имеют право заходить в производственные, служебные и административные помещения, общаться с сотрудниками.  В фокусе их проверок — неоформленное трудоустройство, своевременность и полнота выплаты заработной платы, соблюдение минимальных гарантий в сфере оплаты труда. В харьковском офисе Европейской Бизнес Ассоциации состоялась встреча, на которой рассматривались вопросы, связанные со взаимодействием работодателей с этим государственным органом. Участников заседания HR-комитета волновал целый ряд вопросов: Каковы критерии, по которым инспекция выбирает работодателей для проверки? Чем грозит компании недопуск инспектора на предприятие? Какие документы проверяет инспектор? Что делать, если затребованных документов не оказалось на месте? Как себя вести после составления акта о проверке? Могут ли закрыть предприятие по результатам инспектирования? Каков алгоритм оптимального взаимодействия частного бизнеса с Гоструда? Думаю, обсуждение этих вопросов будет интересно и в данной статье мы сконцентрируемся на подготовке к проверкам Гоструда. Как подготовиться к проверке Гоструда, чтобы избежать штрафов? Поскольку проверки соблюдения трудового законодательства — это исключительно внеплановые мероприятия, руководителям компаний нужно всегда быть начеку. Прежде всего, проверка акцентируется на следующих «горячих» пунктах: В поиске нужной информации инспектор обычно использует следующие источники: Документы, относящиеся к трудовым отношениям Устав предприятия, кадровые приказы, личные дела сотрудников, трудовые договоры (контракты), должностные (рабочие) инструкции, правила внутреннего распорядка, коллективный договор, трудовые книжки, ведомости о начислении зарплаты, штатное расписание, табели учета рабочего времени, документы о начислении и выплате налогов, единого социального взноса (ЕСВ) и т. д. Документы о гражданскоправовых отношениях Договоры подряда и договоры на оказание услуг, сметы, заказы на услуги, акты выполненных работ, платежные документы (о выплате вознаграждения, об уплате налогов, ЕСВ и т. д.) Пояснения сотрудников В процессе проверки инспектор имеет право опрашивать руководителя и работников. На практике эти пояснения оформляются двумя способами: • в свободной форме на имя руководителя органа Гоструда, проводящего инспектирование; • заполняет бланк опроса, который предоставляет инспектор. Речь идет о письменных ответах на вопросы, касающиеся предмета проверки (период работы; оформлено ли трудоустройство официально; размер заработной платы и периодичность выплат; круг должностных обязанностей и т. п.) Это определяет три основных направления подготовки работодателя к инспекции Гоструда: 1. Проверить, все ли необходимые кадровые документы есть в наличии и качественно ли они оформлены. Ориентироваться можно на форму акта, утвержденную приказом Минсоцполитики Украины от 18 августа 2017 года № 1338, в котором перечислены все изучаемые инспекторами вопросы и документы. Так можно быть уверенным, что вы готовы к любой проверке. 2. Подготовить сотрудников. Инспектор может прийти в офис или в магазин как клиент или соискатель и спросить сотрудника: «Вы здесь работаете? А кем? А я тоже хочу; тут официально сразу оформляют?» и т. д. Общительные сотрудники в такой ситуации становятся источником «разведданных» для инспектора. Поскольку информация может быть неточной, создаются риски для работодателя, поэтому коллектив также следует подготовить к проверкам. Здесь есть две основные стратегии: сотрудники отказываются общаться с проверяющими, ссылаясь на статью 63 Конституции Украины — но такое поведение всегда вызывает подозрения; персонал общается с инспектором в том объеме, о котором работодатель заранее инструктирует коллектив. Остановимся детальнее на этой второй, более успешной, стратегии. 3. Решить для себя: допускать ли инспектора к проверке. Как показывает практика инспекционной деятельности Гоструда, на проверку инспектор приходит с направлением. Хотя наличие этого документа у инспектора и не предусмотрено Порядком осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 26 апреля 2017 года № 295, в соответствии с частью 5 статьи 7 Закона Украины от 5 апреля 2007 года № 877-V «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности» до начала проверки инспектор должен предъявить направление руководителю компании или уполномоченному им лицу. Только руководитель имеет право решать, допустить инспектора или нет. Поэтому отсутствие директора на предприятии не дает права представителю Гоструда проводить инспектирование. Вручение же направления любому другому сотруднику, не имеющему полномочий, не создает законных оснований для начала проверки и в дальнейшем позволит обжаловать ее результаты. Поэтому сотрудники должны знать, имеют ли они право сами решать вопрос о допуске инспектора к проверке — или отправлять его к руководителю. Кроме того, законно можно отказать в допуске, если у инспектора при себе нет служебного удостоверения или он превысил установленные сроки инспектирования. Следует помнить, что в случае незаконного недопуска к проверке соблюдения трудового законодательства размер штрафа составляет три минимальные заработные платы (МЗП), в 2019 году — 12 519 грн. Если же предметом инспектирования было выявление неоформленных трудовых отношений, незаконного использования неполного рабочего времени, выплаты заработной платы «в конвертах», в таком случае цена вопроса составит уже 100 МЗП (417 300 грн.). Каковы наиболее уязвимые места работодателей при проверке? После сотен проверок каждый инспектор знает, где и что искать — в зависимости от сферы бизнеса. Поэтому стоит проработать уязвимые места заранее. Рассмотрим самые «популярные» причины штрафов за несоблюдение трудового законодательства: Неоформленные работники. Если их обнаружат при проверке, придется заплатить штраф в размере 30 МЗП (в настоящее время это — 125 190 грн.) за каждого. В некоторых сферах работодатели по разным причинам не спешат с оформлением работника с первого дня, считая это нецелесообразным и экономически невыгодным, поскольку хотят проверить его в работе хотя бы два-три дня. Более того, принятый сотрудник может просто уйти с работы и больше не вернуться (такие случаи, к сожалению, не единичны и ставят работодателя в затруднительное положение). Значит, работодателю необходимо продумать объяснение: почему человек находится в офисе или на производстве и что-то делает под руководством менеджеров компании. Вместе с сотрудником нужно четко определить его роль. К сожалению, здесь не существует универсального рецепта; самый безопасный способ — с первого же дня оформлять трудовые отношения. Если в компании есть занятые по гражданско-правовым договорам, будьте готовы к тому, что проверяющие попросят документы, подтверждающие целесообразность именно такой формы сотрудничества. Например, человек, который стоит за кассовым аппаратом и обслуживает покупателя, не может быть подрядчиком или исполнителем. Он вообще не может быть никем, кроме наемного сотрудника. Поэтому иногда дешевле (вспомните сумму штрафа) официально оформить такого работника. Допуск к работе до момента уведомления Государственной фискальной службы о приеме сотрудника на работу. Процедура предполагает, что организация издает приказ о приеме на работу, затем уведомляет налоговые органы о факте приема нового сотрудника, и только после этого человек допускается к работе. Еще год назад допуск к работе до уведомления приравнивался к неоформленному трудоустройству. Практика применения штрафов сейчас изменилась в пользу работодателей, но важно не забывать все делать вовремя. Несвоевременная (неполная) выплата заработной платы. Если на предприятии задерживают выплату зарплаты, это может стать причиной штрафа в размере 3 МЗП (в настоящее время это 12 519 грн.) за каждого сотрудника, в отношении которого такая задержка произошла. Несоблюдение минимальных государственных гарантий в сфере оплаты труда. Если на предприятии нарушаются такие гарантии, это повод для применения штрафа в 10 МЗП (41710 грн.) за каждого сотрудника, права которого были нарушены. Желательно как можно раньше начать «чинить» эту опцию. Прежде всего нужно внимательно ознакомиться со статьей 12 Закона Украины «Об оплате труда» от 24 марта 1995 года № 108/95-ВР, в которой перечислены основные гарантии. А затем проверить, правильно ли оплачивается работа в ночное время, в выходные и праздничные дни, правильно ли начисляются отпускные, командировочные и т. д. Неиндексированные зарплаты. Проверить это несложно, достаточно проанализировать зарплатные ведомости. Если работодатель выплачивает одинаковую сумму в течение нескольких месяцев, а то и лет, стоит над этим вопросом задуматься (так как инфляция в Украине, к сожалению, не остановилась). Поэтому любому собственнику надо выбрать один из двух путей: заставить бухгалтеров проводить индексацию согласно закону; постоянно понемногу увеличивать сотрудникам размеры окладов и ставок, обгоняя инфляцию. Наиболее часто встречающиеся вопросы работодателей 1. На предприятии следует вести Журнал регистрации проверок, в который проверяющие обязаны вносить данные о проведении проверки. Может ли проверяющий отказаться внести запись в этот журнал? Порядком осуществления государственного контроля за соблюдением законодательства о труде предусмотрено, что работодатель имеет право требовать от инспектора труда внесения записи о проведении проверки перед вручением акта проверки. В соответствии с частью 12 статьи 4 Закона Украины от 5 апреля 2007 года № 877-V «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности» такие действия должны совершаться до начала проверки. Конечно же, закон имеет большую юридическую силу, но практика достаточно противоречива. Поэтому стоит требовать внесения записи о проверке до ее начала, чтобы в последующем были основания обжаловать действия инспектора. Отказ инспектора зарегистрировать свой визит к работодателю может помочь признать результаты проверки незаконными на основании жалобы работодателя. 2. Если проверки являются исключительно внеплановыми мероприятиями, то почему на сайте Гоструда размещен план проверок? Гоструда не только контролирует соблюдение законодательства о труде, но и осуществляет надзор и контроль за соблюдением законодательства об охране труда и производственной безопасности, о занятости населения, общеобязательном государственном социальном страховании, законодательства о труде лиц с инвалидностью. Проверки соблюдения трудового законодательства определены как внеплановые мероприятия. Иные проверки — например, связанные с соблюдением законодательства об охране труда — могут быть как плановыми, так и внеплановыми с учетом требований Закона Украины от 5 апреля 2007 года № 877-V «Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности». Именно план таких проверок размещен на сайте Гоструда. 3. Как трактовать понятие «неформальное трудоустройство»? Термин «неформальное трудоустройство» может описывать целый ряд случаев: Использование наемного труда без какого-либо оформления. Между работником и работодателем не заключается ни трудовой договор, ни гражданско-правовой. Естественно, вознаграждение в таком случае либо не выплачивается вообще, либо выплачивается неофициально, без налогообложения. Маскирование трудовых отношений гражданско-правовыми. Фактически сотрудник выполняет работу по определенной профессии, специальности, квалификации либо должности, подчиняется внутреннему трудовому распорядку. Работодатель реально руководит его работой, но оформляет, например, договор подряда. Использование стажировки для прикрытия фактических трудовых отношений. Хотя Закон Украины от 5 июля 2012 года № 5067-VI «О занятости населения» допускает возможность стажировки студентов или безработных для приобретения опыта работы, Гоструда достаточно негативно относится к такой практике, настаивая на оформлении трудового договора. Конечно, можно сетовать, что трудовое законодательство в нашей стране — сложное и устаревшее, без ошибок следовать ему невозможно. Но есть и другая крайность: массовое нарушение трудовых прав наемных сотрудников. Для того и создана Государственная служба по вопросам труда, чтобы контролировать соблюдение трудового законодательства. Как говорится, коллеги, учите матчасть! Источник: журнал Управление персоналом, № 5, май 2019