План повернення до роботи: Україна
Підготовка до повернення до робочого процесу: про що слід подумати роботодавцям України вже зараз
Оскільки карантин в Україні триватиме принаймні до 22 травня 2020 року з послабленням певних вимог для деяких суб’єктів господарювання починаючи з 11 травня 2020 року, зараз якраз час для роботодавців подумати, що буде далі: як повернутися до звичайного режиму роботи, коли безпечно відновлювати роботу та як працівникам, які працювали з дому, повертатися в офіси?
Все швидко змінюється – те, що правильно зараз, може бути неправильним вже завтра. Компанії, які ще цього не зробили, повинні вжити заходів для адаптації умов праці до нових вимог. Нижче в нашому посібнику ми наводимо шість основних аспектів, які роботодавці повинні враховувати під час підготовки до відновлення роботи. Крім того, ми надали відповіді на типові питання, які зараз виникають у компаній.
Якщо ви бажаєте запровадити свій власний план з більш детальним вивченням кожної теми відповідно до ваших потреб, будь ласка, звертайтесь до нас для обговорення.
Заяви уряду щодо плану виходу з карантину
- 24 квітня 2020 року Прем’єр-міністр України представив поетапний план зняття карантинних обмежень та виходу з карантину (далі – “План Виходу з Карантину“). Він складається з п’яти етапів:
2 етап: відкриття готелів та фітнес-центрів (з певними обмеженнями); відновлення спортивних змагань, в яких беруть участь не більше 50 осіб (без глядачів), відновлення навчання у випускних класах; можливість роботи закладів громадського харчування (обслуговування на виніс) та ін.
3 етап: відкриття театрів та кінотеатрів, спортивних та дитячих майданчиків, окремих закладів освіти, ТРЦ; відновлення нормального режиму роботи закладів громадського харчування (з відвідувачами); зняття обмежень для міжміського транспортного сполучення в межах області та ін.
4 етап: відновлення роботи метрополітену та всього наземного громадського транспорту; відкриття закладів культури та освіти; зняття обмежень на планову медичну та стоматологічну допомогу; відновлення роботи у повному обсязі спортивними залами та фітнес-центрами та ін.
5 етап: скасування інших обмежень, крім встановлених місцевою владою в окремих адміністративно-територіальних одиницях.
- Перехід від одного етапу до іншого залежатиме від кількості нових підтверджених випадків захворювання на COVID-19 та темпів поширення вірусу. Детальний План Виходу з Карантину за посиланням.
Строки повернення до звичайного режиму роботи
- Уряд не встановив обов’язкової або рекомендованої дати повернення офісних працівників до роботи. Хоча офісам рекомендували перейти на дистанційний режим роботи, не було прямої заборони продовжувати працювати в офісах під час або після карантину. Суб’єкти господарювання, працівники яких переважно працюють в офісі, можуть продовжувати здійснювати свою діяльність.
- Певним суб’єктам господарювання (перукарням та салонам краси, магазинам оптової і роздрібної торгівлі непродовольчими товарами, нотаріусам, адвокатам, аудиторам та ін.) дозволено відновити свою роботу з 11 травня 2020 року з дотриманням протиепідеміологічних заходів.
- Роботодавці можуть відновлювати роботу поетапно, повертаючи певну діяльність до функціонування частково, а також запроваджуючи, якщо можна, багатозмінну організацію роботи працівників. Оскільки метрополітен та наземний громадський транспорт відновлює роботу тільки на четвертому етапі Плану Виходу з Карантину, повернення працівників до роботи в офіси значною мірою залежатиме від транспортного обслуговування населення. Як варіант, компанії можуть організувати перевезення працівників, які надають основні види послуг.
- Закриті школи та дитячі садки також можуть бути проблемою для деяких працівників. Якщо особисті обставини перешкоджають працівнику повернутися до роботи в офісі, такі випадки мають бути вирішені між роботодавцем та працівником в індивідуальному порядку.
Запровадження заходів з безпеки праці
- Вимірюйте температуру та не допускайте до роботи працівників із симптомами респіраторної інфекції*
- Проводьте роз’яснювальну роботу з працівниками щодо індивідуальних заходів профілактики та реагування на виявлення симптомів вірусної інфекції серед працівників*
- Мінімізуйте кількість працівників, які мають контакт із відвідувачами (клієнтами), та запроваджуйте надання дистанційних консультацій та послуг
- Забезпечте наявність засобів особистої гігієни (мила, антисептичних засобів, одноразових рушників тощо) та медичних масок для працівників та відвідувачів*
- Розмістіть плакати, які заохочують дотримуватися гігієни рук на робочих місцях
- Інформуйте відвідувачів про запроваджені протиепідеміологічні заходи*
- Прибирайте та проводьте дезінфекційні заходи в приміщеннях компанії*
* – наразі є обов’язковими в м. Києві
Чи зобов’язаний роботодавець повідомляти про працівника, у якого підтверджено діагноз COVID-19? |
Прямо таке зобов’язання не встановлено. Однак, у Києві роботодавці зобов’язані невідкладно повідомляти медичні заклади у разі наявності ознак респіраторної інфекції у їхніх працівників. |
Чи потрібно роботодавцю надавати державним органам загальні відомості про профілактичні заходи у зв’язку з COVID-19? |
На сьогодні не передбачено жодних зобов’язань щодо надання державним органам відомостей про вимірювання температури або дотримання інших гігієнічних вимог на робочому місці. |
Чи може роботодавець вимагати, щоб працівник звернувся до лікаря? |
Чинні рекомендації уряду передбачають, що працівник із симптомами захворювання повинен бути негайно ізольований і направлений на медичне обстеження. |
Чи існують якісь обов’язкові вимоги щодо соціального дистанціювання в офісах? |
Існують лише загальні рекомендації щодо забезпечення соціального дистанціювання між (i) працівниками; (ii) працівниками та відвідувачами, якщо це можливо. Компанії, що працюють у Києві, зобов’язані забезпечити, щоб працівники, які обслуговують відвідувачів, дотримувалися щодо них (та інших працівників) дистанції не менше 1,5 метрів, якщо не встановлено захисні екрани для захисту таких працівників. |
Чи існує обов’язкова вимога щодо призначення особи, відповідальної за регуляторні питання/питання звітування у зв’язку з COVID-19? |
Ні. Однак, українське законодавство передбачає, що на підприємствах з кількістю працюючих 50 і більше осіб, роботодавець зобов’язаний призначити особу, відповідальну за охорону праці. Ця особа за посадою є відповідальною за забезпечення дотримання всіх необхідних профілактичних та протиепідемічних заходів. Водночас, ви маєте право доручити впровадження заходів, пов’язаних з COVID-19, іншій особі. |
Новий підхід до організації робочого місця
- Здійсніть перепланування розміщення робочих столів та відкритих офісних просторів для створення безпечної фізичної відстані.
- Обмежуйте та регулюйте використання та доступ до приміщень загального користування (кафетерії та кімнати для відпочинку). Розгляньте можливість використання одноразового столового посуду та приборів.
- Намагайтеся обмежити зустрічі у конференц-залі та загальні зібрання. Забезпечте наявність антисептичного засобу та/або антисептичних серветок у місцях загального користування.
- Зробіть позначення в офісі для встановлення напрямку руху працівників та відвідувачів офісу.
Організація гнучкого режиму робочого часу
- Розгляньте можливість переведення деяких працівників на гнучкий режим роботи. Встановлення гнучкого режиму робочого часу для працівників дозволяє здійснювати оплату їх праці за фактично відпрацьовані години.
- Впроваджуйте ротацію працівників та змінний графік роботи.
- Закріпіть можливість виконання роботи віддалено для посад, де це можливо.
- Зважайте на перевірку робочих місць працівників у них вдома для забезпечення безпеки на робочому місці.
- Оновіть політики компанії щодо віддаленої роботи, конфіденційності та кібербезпеки, а за відсутності таких політик – розробіть та затвердьте їх.
Чи зобов’язаний роботодавець впроваджувати можливість віддаленої роботи для працівників? |
Ні, уряд України лише заохочує компанії впроваджувати віддалену роботу. |
Чи існують обмеження щодо кількості працівників, які можуть одночасно знаходитися в офісі після відновлення діяльності? |
Такої вимоги не встановлено. |
Чи існує якесь спеціальне навчання щодо техніки безпеки та санітарно-гігієнічних норм для працівників, які повертаються до офісів після відновлення діяльності? |
Обов’язкового навчання щодо техніки безпеки та санітарно-гігієнічних норм не передбачене. |
Чи можна коригувати робочий час відповідно до прогнозованих піків і спадів робочого навантаження після відновлення діяльності? |
Неможливо коригувати робочий час працівників кожного разу, коли обсяг роботи зменшується. |
Комунікація з працівниками та турбота про їхній добробут
- Розгляньте питання про призначення працівників, відповідальних за профілактичні та протиепідемічні заходи, щоденний моніторинг обмежувальних заходів та швидке впровадження відповідних вимог.
- Постійно підтримуйте зв’язок зі своїми працівниками в ході відновлення діяльності, щоб працівники знали чого очікувати після повернення на роботу.
- Керівники повинні постійно підтримувати зв’язок зі своїми підлеглими для забезпечення їхньої обізнаності про нові внутрішні процедури компанії, відпустку, на яку вони мають право, та загального розуміння пов’язаних з роботою питань, а також спілкування з приводу особистих обставин, які виникають у працівників.
- Забезпечуйте захист працівників вашого офісу, що відносяться до групи ризику, та подумайте про доручення працівникам, посади яких не є ключовими на даний час, виконання інших обов’язків.
Контакти:
Ліна Немченко
Партнер Baker McKenzie
Мар’яна Марчук
Радник Baker McKenzie