Оренда офісів: адаптація до нових реалій

17/ 06/ 2020

Уряд України нещодавно запровадив так званий «адаптивний карантин», що дозволяє послаблювати протиепідемічні заходи в певних регіонах залежно від динаміки захворюваності. Компанії відновлюють свою роботу та поступово повертаються до звичайного режиму діяльності. Карантин створив «нові реалії», які вимагають від бізнесу застосування адаптивного підходу до роботи в нових умовах не лише впродовж декількох місяців, а й на довготривалій основі. Попри зміни, спричинені запровадженням карантину, офіс продовжуватиме відігравати важливу роль для більшості компаній. Орендодавцям та орендарям потрібно буде адаптуватись до нових умов оренди офісів для забезпечення безпеки своїх працівників та пристосування до нових умов праці, підтримуючи при цьому звичайний режим ведення бізнесу. Нижче ми наводимо огляд нових тенденцій у сфері оренди офісів та ключові аспекти, які доцільно враховувати орендарям для того, щоб адаптуватися до нових реалій. Ми завжди готові допомогти вам у перегляді умов оренди та інших контрактів у сфері нерухомості. Якщо ви бажаєте обговорити зазначені питання з більш детальним вивченням кожного аспекту відповідно до ваших потреб, будь ласка, звертайтесь до нас для обговорення. Тенденції у сфері оренди офісів. Новий підхід та адаптація. Очікується, що експеримент із вимушеним переходом компаній до дистанційної роботи стимулюватиме запровадження ними віддаленого режиму роботи та адаптацію умов роботи в офісі до нових потреб взаємодії зі збереженням безпечних умов роботи своїх працівників. Субєкти господарювання будуть прагнути оптимізувати підхід до використання офісних приміщень з урахуванням досвіду дистанційної роботи в умовах карантину, спричиненого пандемією COVID-19. Ера віддаленої роботи. Масовий перехід до дистанційної роботи внаслідок запровадження карантинних обмежень виявився ефективним для багатьох компаній, включаючи тих, що рідко практикували віддалений режим роботи раніше. Для деяких субєктів господарювання карантин засвідчив необхідність переведення робочих процесів у цифровий формат, перегляду існуючої бізнес-моделі та запровадження більш гнучкого підходу до роботи. Очікується, що всі ці фактори в сукупності з невизначеністю навколо ситуації з пандемією COVID-19 в подальшому прискорять перехід до віддаленого режиму роботи та змінять стандарти оренди офісів. Взаємодія в офісі. Попри перехід до віддаленого режиму роботи, офіс продовжуватиме відігравати важливу роль у питаннях взаємодії з колегами, налагоджування звязків, добробуту працівників та продуктивності праці. Однак, погляди на конфігурацію та розмір офісу можуть змінитися. Доцільність оренди та практичність офісів з великою щільністю робочих місць, великими площами та відкритим плануванням наразі потребує переоцінки. Серед орендарів спостерігається тенденція до перегляду необхідності оренди існуючих офісних площ та подальшого використання поточної схеми розміщення робочих місць. Гнучкі умови оренди. Очікується, що в нових ринкових умовах орендарі наполягатимуть на встановленні гнучких умов оренди. Карантин може призвести до виникнення тенденції переходу від довгострокової до короткострокової оренди офісів. Під час укладення нових договорів оренди або перегляду існуючих умов оренди сторони приділятимуть особливу увагу питанням запровадження максимально гнучких механізмів щодо перегляду орендної плати, зміни розмірів орендованих площ та умов дострокового розірвання договору оренди. Можливий план дій для орендарів. Гнучкі умови оренди: Під час укладення нових договорів оренди або внесення змін до існуючих договорів оренди, доцільно звертати особливу увагу на такі аспекти: Механізми розрахунку та перегляду орендної плати: розгляньте можливість закріплення механізмів зменшення розміру орендної плати у випадку обмеженої господарської діяльності. Перегляд розмірів орендованих площ: розгляньте варіант погодження з орендодавцем можливості та процедури перегляду розмірів орендованих площ за певних умов (наприклад, зменшення розміру орендованої площі на запит орендаря у разі зміни умов ведення господарської діяльності). Право на дострокове розірвання: можливо досягти певної гнучкості завдяки передбаченню у договорі права орендаря на дострокове розірвання договору оренди після спливу певного строку оренди. Положення про обставини непереборної сили: перевірте, чи включає перелік обставини непереборної сили настання таких подій як епідемії, пандемії або повязані з цим обмеження. Перепланування та ремонт: У процесі адаптації до нових умов роботи може знадобитися вжиття додаткових заходів для забезпечення безпеки працівників. Наприклад, розгляньте можливість встановлення перегородок та перепланування відкритих робочих зон у більш відокремлені робочі місця. Важливо перевірити, чи вимагає договір оренди надання орендодавцю будь-яких повідомлень у звязку з цим. Нові політики: Обговоріть з орендодавцем правила використання місць загального користування з метою забезпечення безпеки працівників. Експлуатація приміщень: Слідкуйте за рекомендаціями щодо прибирання та дезінфекції громадських місць та вимогами з безпеки та охорони праці. Розгляньте можливість встановлення у договорі оренди обовязків сторін з дотримання правил безпеки. Зміни в організації робочого місця: Ознайомтеся з нашим посібником «План повернення до роботи: Україна», в якому наведено основні заходи для запровадження нових підходів до організації робочих місць, як от перепланування розміщення робочих столів та рекомендації щодо організації гнучкого режиму робочого часу. Контакти: Сергій Піонтковський Керуючий партнер Baker McKenzie Ліна Немченко Партнер Baker McKenzie

Карантин створив «нові реалії», які вимагають від бізнесу застосування адаптивного підходу до роботи в нових умовах не лише впродовж декількох місяців, а й на довготривалій основі. Попри зміни, спричинені запровадженням карантину, офіс продовжуватиме відігравати важливу роль для більшості компаній.

Орендодавцям та орендарям потрібно буде адаптуватись до нових умов оренди офісів для забезпечення безпеки своїх працівників та пристосування до нових умов праці, підтримуючи при цьому звичайний режим ведення бізнесу. Нижче ми наводимо огляд нових тенденцій у сфері оренди офісів та ключові аспекти, які доцільно враховувати орендарям для того, щоб адаптуватися до нових реалій.

Ми завжди готові допомогти вам у перегляді умов оренди та інших контрактів у сфері нерухомості. Якщо ви бажаєте обговорити зазначені питання з більш детальним вивченням кожного аспекту відповідно до ваших потреб, будь ласка, звертайтесь до нас для обговорення.

Тенденції у сфері оренди офісів

Новий підхід та адаптація. Очікується, що експеримент із вимушеним переходом компаній до дистанційної роботи стимулюватиме запровадження ними віддаленого режиму роботи та адаптацію умов роботи в офісі до нових потреб взаємодії зі збереженням безпечних умов роботи своїх працівників. Суб’єкти господарювання будуть прагнути оптимізувати підхід до використання офісних приміщень з урахуванням досвіду дистанційної роботи в умовах карантину, спричиненого пандемією COVID-19.

Ера віддаленої роботи. Масовий перехід до дистанційної роботи внаслідок запровадження карантинних обмежень виявився ефективним для багатьох компаній, включаючи тих, що рідко практикували віддалений режим роботи раніше. Для деяких суб’єктів господарювання карантин засвідчив необхідність переведення робочих процесів у цифровий формат, перегляду існуючої бізнес-моделі та запровадження більш гнучкого підходу до роботи. Очікується, що всі ці фактори в сукупності з невизначеністю навколо ситуації з пандемією COVID-19 в подальшому прискорять перехід до віддаленого режиму роботи та змінять стандарти оренди офісів.

Взаємодія в офісі. Попри перехід до віддаленого режиму роботи, офіс продовжуватиме відігравати важливу роль у питаннях взаємодії з колегами, налагоджування зв’язків, добробуту працівників та продуктивності праці. Однак, погляди на конфігурацію та розмір офісу можуть змінитися. Доцільність оренди та практичність офісів з великою щільністю робочих місць, великими площами та відкритим плануванням наразі потребує переоцінки. Серед орендарів спостерігається тенденція до перегляду необхідності оренди існуючих офісних площ та подальшого використання поточної схеми розміщення робочих місць.

Гнучкі умови оренди. Очікується, що в нових ринкових умовах орендарі наполягатимуть на встановленні гнучких умов оренди. Карантин може призвести до виникнення тенденції переходу від довгострокової до короткострокової оренди офісів. Під час укладення нових договорів оренди або перегляду існуючих умов оренди сторони приділятимуть особливу увагу питанням запровадження максимально гнучких механізмів щодо перегляду орендної плати, зміни розмірів орендованих площ та умов дострокового розірвання договору оренди.

Можливий план дій для орендарів

Гнучкі умови оренди: Під час укладення нових договорів оренди або внесення змін до існуючих договорів оренди, доцільно звертати особливу увагу на такі аспекти:

Механізми розрахунку та перегляду орендної плати: розгляньте можливість закріплення механізмів зменшення розміру орендної плати у випадку обмеженої господарської діяльності.
Перегляд розмірів орендованих площ: розгляньте варіант погодження з орендодавцем можливості та процедури перегляду розмірів орендованих площ за певних умов (наприклад, зменшення розміру орендованої площі на запит орендаря у разі зміни умов ведення господарської діяльності).
Право на дострокове розірвання: можливо досягти певної гнучкості завдяки передбаченню у договорі права орендаря на дострокове розірвання договору оренди після спливу певного строку оренди.
Положення про обставини непереборної сили: перевірте, чи включає перелік обставини непереборної сили настання таких подій як епідемії, пандемії або пов’язані з цим обмеження.

Перепланування та ремонт: У процесі адаптації до нових умов роботи може знадобитися вжиття додаткових заходів для забезпечення безпеки працівників. Наприклад, розгляньте можливість встановлення перегородок та перепланування відкритих робочих зон у більш відокремлені робочі місця. Важливо перевірити, чи вимагає договір оренди надання орендодавцю будь-яких повідомлень у зв’язку з цим.

Нові політики: Обговоріть з орендодавцем правила використання місць загального користування з метою забезпечення безпеки працівників.

Експлуатація приміщень: Слідкуйте за рекомендаціями щодо прибирання та дезінфекції громадських місць та вимогами з безпеки та охорони праці. Розгляньте можливість встановлення у договорі оренди обов’язків сторін з дотримання правил безпеки.

Зміни в організації робочого місця: Ознайомтеся з нашим посібником «План повернення до роботи: Україна», в якому наведено основні заходи для запровадження нових підходів до організації робочих місць, як от перепланування розміщення робочих столів та рекомендації щодо організації гнучкого режиму робочого часу.

Контакти:

Сергій Піонтковський
Керуючий партнер Baker McKenzie

Ліна Немченко
Партнер Baker McKenzie