Адаптуйся або помри. Чому бек-офіс на аутсорсі життєво необхідний бізнесу

15/ 04/ 2020

Прослухати онлайн Зупинити   Тетяна Андріанова. CEO Octava Capital Немає нічого більш постійного, ніж тимчасове. І перший місяць карантину показав, що все тільки починається. Скільки ще триватиме наше «тимчасове увязнення» поки невідомо, за оптимістичними оцінками до початку літа. На жаль, український бізнес не може стояти на місці і чекати, поки «полегшає». Потрібно швидко адаптуватися, або згортати бізнес. В поточних умовах на перше місце виходить уміння власника перебудовувати процеси так, щоб: - працювати ефективно і результативно - попит на вироблені товари/послуги не впав - кардинальні зміни не відчули на собі клієнти (існуючі та майбутні) та їх платоспроможність не постраждала - не загубився звязок з колективом, який не завжди працездатний на аутсорсі. Тут на допомогу приходять сучасні технології, які дозволяють вийти з кризи з мінімальними наслідками. Серед таких - аутсорсинг допоміжних служб компанії, які не приносять безпосереднього доходу підприємству і виконують непрямі функції. Але при цьому вони не менш важливі, іноді фундаментальні. Це так званий бек-офіс, який може надавати юридичний, фінансовий, бухгалтерський, тендерний, кадровий супровід, а також займатися розслідуваннями корпоративних шахрайств та питаннями корпоративної безпеки в цілому. Наприклад, в штаті власник бізнесу може залишити тільки тих співробітників, які виробляють і продають продукт або послугу. А іншими процесами буде займатися саме бек-офіс. Якщо раніше бек-офіс на аутсорсингу був просто модним трендом, то сьогодні це вже вимушений захід. Я б сказала, єдиний спосіб середньому і великому бізнесу вижити в умовах карантину та кризи, що насувається. Чому? Давайте розберемося: Перше. Бізнес-процеси не зупиняються з переходом в онлайн.. Аутсорсери звикли працювати в «карантинному режимі», вони максимально адаптовані до поточних умов, а значить- найбільш ефективні. Поки одні власники переводять всіх в онлайн, налагоджують комунікацію та впроваджують системи інформаційної безпеки - інші продовжують працювати на результат. Потрібно враховувати, що офісні співробітники звикли до штатного режиму роботи: приходити в офіс за розкладом, спільними зусиллями генерувати ідеї, перериватися на ранкову каву, обід та спілкування з колегами. Нові умови викликають у них стрес, а іноді шок, що точно не йде на користь компанії. Вибачте, але сьогодні вже немає часу на розкачку, потрібно діяти! І з цим завданням бек-офіс на аутсорсі справляється дуже вдало. Друге. Економія грошей власника бізнесу.. Наймані працівники очікують свою зарплату, незважаючи на будь-які складнощі бізнесу і кризу. Аутсорсинг в цьому сенсі більш гнучкий. Співробітники бек-офісу отримують оплату виключно за фактом виконаних робіт. При цьому власник бізнесу не має жодних фінансових зобовязань перед ними (у вигляді премій, оплати відпусток, лікарняних тощо). Можна також забути про витрати на обслуговування офісу і робочого місця співробітника. В умовах кризи це дуже сильний аргумент на користь аутсорсингу.  Третє. Економія часу, нервів та сил.. В поточних умовах власнику життєво важливо знати, що його бізнес в надійних руках. Правда в тому, що на даному етапі доля вашої компанії залежить від людей, які поруч: одні тягнуть її вгору, інші вниз.Важливо вибрати собі сильних помічників- тих, хто може швидко реагувати на щоденні виклики, хто забезпечить професійну страховку вашому бізнесу, звільнить вас від рутини і дасть можливість зосередитися на більш глобальних питаннях. Аутсорсинг бере на себе цю функцію, тому всі стандартизовані завдання вже зараз потрібно делегувати професіоналам. Це гарантовано врятує ваш бізнес від заморозки, банкрутства або передчасної смерті. І наостанок, не хочеться страшилок, але давайте серйозно. З карантину повернуться не всі. Одні зникнуть, інші так і залишаться надовго «в мережі». Давайте приймати нашу нову реальність і робити все, щоб в таких умовах спочатку вижити, втриматися на плаву- а потім зробити великий крок вперед. Успіхів!

Тетяна Андріанова

CEO Octava Capital

Немає нічого більш постійного, ніж тимчасове. І перший місяць карантину показав, що все тільки починається. Скільки ще триватиме наше «тимчасове ув’язнення» поки невідомо, за оптимістичними оцінками до початку літа. На жаль, український бізнес не може стояти на місці і чекати, поки «полегшає». Потрібно швидко адаптуватися, або згортати бізнес.

В поточних умовах на перше місце виходить уміння власника перебудовувати процеси так, щоб:

– працювати ефективно і результативно
– попит на вироблені товари/послуги не впав
– кардинальні зміни не відчули на собі клієнти (існуючі та майбутні) та їх платоспроможність не постраждала
– не загубився зв’язок з колективом, який не завжди працездатний на аутсорсі.

Тут на допомогу приходять сучасні технології, які дозволяють вийти з кризи з мінімальними наслідками. Серед таких – аутсорсинг допоміжних служб компанії, які не приносять безпосереднього доходу підприємству і виконують непрямі функції. Але при цьому вони не менш важливі, іноді фундаментальні. Це так званий бек-офіс, який може надавати юридичний, фінансовий, бухгалтерський, тендерний, кадровий супровід, а також займатися розслідуваннями корпоративних шахрайств та питаннями корпоративної безпеки в цілому. Наприклад, в штаті власник бізнесу може залишити тільки тих співробітників, які виробляють і продають продукт або послугу. А іншими процесами буде займатися саме бек-офіс.

Якщо раніше бек-офіс на аутсорсингу був просто модним трендом, то сьогодні це вже вимушений захід. Я б сказала, єдиний спосіб середньому і великому бізнесу вижити в умовах карантину та кризи, що насувається. Чому? Давайте розберемося:

Перше. Бізнес-процеси не зупиняються з переходом в онлайн.

Аутсорсери звикли працювати в «карантинному режимі», вони максимально адаптовані до поточних умов, а значить- найбільш ефективні. Поки одні власники переводять всіх в онлайн, налагоджують комунікацію та впроваджують системи інформаційної безпеки – інші продовжують працювати на результат. Потрібно враховувати, що офісні співробітники звикли до штатного режиму роботи: приходити в офіс за розкладом, спільними зусиллями генерувати ідеї, перериватися на ранкову каву, обід та спілкування з колегами. Нові умови викликають у них стрес, а іноді шок, що точно не йде на користь компанії. Вибачте, але сьогодні вже немає часу на розкачку, потрібно діяти! І з цим завданням бек-офіс на аутсорсі справляється дуже вдало.

Друге. Економія грошей власника бізнесу.

Наймані працівники очікують свою зарплату, незважаючи на будь-які складнощі бізнесу і кризу. Аутсорсинг в цьому сенсі більш гнучкий. Співробітники бек-офісу отримують оплату виключно за фактом виконаних робіт. При цьому власник бізнесу не має жодних фінансових зобов’язань перед ними (у вигляді премій, оплати відпусток, лікарняних тощо). Можна також забути про витрати на обслуговування офісу і робочого місця співробітника. В умовах кризи це дуже сильний аргумент на користь аутсорсингу. 

Третє. Економія часу, нервів та сил.

В поточних умовах власнику життєво важливо знати, що його бізнес в надійних руках. Правда в тому, що на даному етапі доля вашої компанії залежить від людей, які поруч: одні тягнуть її вгору, інші вниз.Важливо вибрати собі сильних помічників- тих, хто може швидко реагувати на щоденні виклики, хто забезпечить професійну страховку вашому бізнесу, звільнить вас від рутини і дасть можливість зосередитися на більш глобальних питаннях. Аутсорсинг бере на себе цю функцію, тому всі стандартизовані завдання вже зараз потрібно делегувати професіоналам. Це гарантовано врятує ваш бізнес від заморозки, банкрутства або передчасної смерті.

І наостанок, не хочеться страшилок, але давайте серйозно. З карантину повернуться не всі. Одні зникнуть, інші так і залишаться надовго «в мережі». Давайте приймати нашу нову реальність і робити все, щоб в таких умовах спочатку вижити, втриматися на плаву- а потім зробити великий крок вперед. Успіхів!