Поради бізнесу: як мінімізувати ризик недоброчесних дії працівників

19/ 05/ 2023

Автор: ІГОР ПАРФИЛО, адвокат VB PARTNERS Бізнес може зазнати збитків через недоброчесні дії своїх працівників незалежно від сфери діяльності чи географії. За статистикою, світові компанії щорічно втрачають 5 % свого доходу саме через корпоративне шахрайство. В Україні цей показник вищий. Для прикладу, декілька фактів зі щорічного звіту Асоціації сертифікованих експертів з питань шахрайства у 2022 році, які підтверджують загрозу: Країни Східної Європи та Західної/Центральної Азії, в тому числі, Україна, мають найвищий показник фінансових втрат від корпоративного шахрайства в світі. Типове шахрайство триває мінімум 12 місяців до моменту його виявлення та усунення. 58 % випадків корпоративного шахрайства вчиняється двома та більше співробітниками. При цьому, з кожним наступним учасником розмір шкоди істотно збільшується. Тому, в умовах повномасштабної війни та спричиненої нею фінансової кризи, створення ефективної системи корпоративної безпеки є необхідністю. Від неї залежить не лише економічний результат діяльності компанії, а й її існування на національному ринку. Складові системи корпоративної безпеки. Перш за все визначимо, що корпоративна безпека – це сукупність методів, принципів, а також практик корпоративного управління, які впроваджені у бізнес-процеси компанії. Систему корпоративної безпеки можна поділити на три головні складові: (1) попередження шахрайства; (2) його виявлення та (3) притягнення винних до відповідальності. Розглянемо детально кожний з цих елементів. 1) Попередження Основою попередження є робота зі зменшенням впливу основних чинників класичного трикутника корпоративного шахрайства, до якого входить (1) сприятливі умови, (2) мотив та (3) виправдання. Сприятливі умови – це об’єктивна можливість співробітника здійснювати та приховувати шахрайство. Як правило, сприятливі умови мають місце там, де відсутні ефективний внутрішній та зовнішній контроль співробітників. З іншої сторони, чітку впевненість у викритті шахрайства створюють: чітка регламентація основних бізнес-процесів; затверджені посадові інструкції, стандарти й політики компанії; систематичні внутрішні та зовнішні аудити; ефективна діяльність служби фінансового моніторингу та служби економічної безпеки. Мотивами вчинення корпоративного шахрайства найчастіше є фінансові потреби, брак коштів, зменшення прибутків, погіршення рівня життя, невизначеність майбутнього, що в свою чергу формує бажання швидко та без зайвих зусиль збагатитися за рахунок компанії. Завданням системи корпоративної безпеки є формування у співробітника чіткого розуміння законних шляхів покращення свого матеріального становища. Насамперед, це – функціонування системи мотивації та преміювання співробітників, регулярне та систематичне підвищення заробітної плати, можливість кар’єрного росту. Обов’язковим чинником корпоративного шахрайства є його виправдання. Тобто, наявність обставин, за яких корпоративне шахрайство на переконання співробітника є справедливим та допустимим. Ними можуть бути відчуття внутрішньої несправедливості, особистий конфлікт чи образа на керівництво, переконаність у тому, що співробітник не отримує того, на що заслуговує. Єдиною можливою протидією є створення та розвиток корпоративної культури компанії. Зокрема, удосконалення способів управління персоналом, розвиток ділових стосунків, впровадження механізмів вирішення робочих конфліктів. 2) Виявлення Ця складова є важливим елементом системи корпоративної безпеки, оскільки безпосередньо впливає як на масштаби шахрайства та спричинені збитки, так і на можливість його попередження у майбутньому. Такі дії допоможуть сформувати у персоналу сприйняття, що шахрайство обов’язково буде виявлено та покарано. Згідно зі статистикою Асоціації сертифікованих експертів з питань шахрайства, найефективнішим інструментом виявлення шахрайства є створення та функціонування в компанії Whistleblowing system. Тобто, механізму «зворотного зв’язку» для повідомлення про шахрайство, у тому числі анонімно. Близько половини усіх випадків виявляються за допомогою повідомлень від інших співробітників або клієнтів. Це може бути повідомлення на електронну пошту, онлайн форма на веб-сайті або гаряча лінія телефону. В будь-якому випадку, ті компанії, які впровадили механізм зворотного зв’язку, мають вдвічі менші збитки та на третину меншу тривалість шахрайства. Наступним важливим інструментом виявлення корпоративного шахрайства є робота служби безпеки компанії для моніторингу та виявлення так званих «червоних прапорців», тобто ознак шахрайства у поведінці деяких категорій співробітників. Як показує досвід проведення розслідувань, більша частина випадків корпоративного шахрайства вчиняються (1) топ-менеджентом (директор, керівник департаменту, відділу), (2) бухгалтерією, фінансовим відділом; (3) співробітниками відділу закупівель (операційними менеджерами), (4) співробітниками відділу продажів. Найпоширенішими ознаками корпоративного шахрайства у поведінці таких співробітників є: Невідповідність способу життя рівню доходів. Надзвичайно тісний зв’язок із контрагентом або клієнтом. Небажання ділити обов’язки з іншими співробітниками. Скарги на неадекватну оплату праці, відсутність повноважень, кар’єрного росту. Минулі юридичні проблеми, встановлення фактів порушення стандартів, правил, політик компанії. Розпізнавання службою безпеки «підказок» у поведінці вказаних категорій співробітників може допомогти компанії ефективніше виявляти шахрайство та мінімізувати свої втрати. Наступною складовою виявлення корпоративного шахрайства є впровадження процедури внутрішніх перевірок, аудитів та розслідувань. Після отримання повідомлення про корпоративне шахрайство або виявлення його ознак у поведінці співробітника, логічним продовженням є перевірка отриманої інформації на предмет її достовірності. Внутрішнє розслідування є певним фільтром, який має забезпечити обґрунтованість подальшого ініціювання дисциплінарної або кримінальної відповідальності. 3) Система притягнення до відповідальності Безумовно головним завданням власника будь-якого бізнесу є створення такої системи корпоративної безпеки, яка унеможливить або виявить на ранніх етапах вчинення корпоративного шахрайства. Але, якщо кримінальне правопорушення вже вчинене, єдиним ефективним засобом усунення негативних наслідків та попередження нових фактів корпоративного шахрайства є показове розслідування із притягненням недобросовісного співробітника до відповідальності. Наявність рішучої реакції на шахрайство у вигляді прозорого, системного та послідовного розслідування – чіткий сигнал для інших співробітників, що так робити не можна. У цьому контексті важливими складовими успішного притягнення шахрая до кримінальної відповідальності за корпоративне шахрайство є: попереднє формування міцної доказової бази за результатами внутрішнього розслідування; супроводження досудового розслідування та активна взаємодія із слідчим або прокурором (оперативне надання необхідних документів, у тому числі, результатів внутрішнього аудиту, організація допиту свідків, ініціювання проведення слідчих дій, зокрема, експертиз); активна позиція потерпілого під час розгляду кримінального провадження у суді (заявлення цивільного позову та реалізація інших прав потерпілого). Висновок Ефективність роботи системи корпоративної безпеки істотно залежить від злагодженої взаємодії її елементів. Відсутність або неефективність одного з елементів неодмінно буде наслідком порушення або перевантаження роботи інших. Наприклад, неможливо запобігти появі нових випадків корпоративного шахрайства, якщо відсутня адекватна реакція на вже виявлені факти. Аналогічно неможливо провести ефективне досудове розслідування та притягнути шахрая до кримінальної відповідальності, у випадку відсутності належної фіксації доказів за результатами внутрішньої перевірки. Ефективність попередження, виявлення, а потім покарання за корпоративне шахрайство – однозначно залежить від бажання власника/керівника бізнесу реагувати та діяти. Недооцінка або легковажне ставлення до вказаної проблеми може призвести не тільки до значних фінансових збитків, а й до втрати репутації як в бізнес-середовищі, так і серед працівників. Саме тому, професійне та компетентне супроводження внутрішніх розслідувань шахрайства, як один з основних елементів системи корпоративної безпеки, є гарантією стабільного економічного результату діяльності компанії.

Автор: ІГОР ПАРФИЛО, адвокат VB PARTNERS

Бізнес може зазнати збитків через недоброчесні дії своїх працівників незалежно від сфери діяльності чи географії. За статистикою, світові компанії щорічно втрачають 5 % свого доходу саме через корпоративне шахрайство. В Україні цей показник вищий.

Для прикладу, декілька фактів зі щорічного звіту Асоціації сертифікованих експертів з питань шахрайства у 2022 році, які підтверджують загрозу:

Країни Східної Європи та Західної/Центральної Азії, в тому числі, Україна, мають найвищий показник фінансових втрат від корпоративного шахрайства в світі.

Типове шахрайство триває мінімум 12 місяців до моменту його виявлення та усунення.

58 % випадків корпоративного шахрайства вчиняється двома та більше співробітниками. При цьому, з кожним наступним учасником розмір шкоди істотно збільшується.

Тому, в умовах повномасштабної війни та спричиненої нею фінансової кризи, створення ефективної системи корпоративної безпеки є необхідністю. Від неї залежить не лише економічний результат діяльності компанії, а й її існування на національному ринку.

Складові системи корпоративної безпеки

Перш за все визначимо, що корпоративна безпека – це сукупність методів, принципів, а також практик корпоративного управління, які впроваджені у бізнес-процеси компанії.

Систему корпоративної безпеки можна поділити на три головні складові: (1) попередження шахрайства; (2) його виявлення та (3) притягнення винних до відповідальності.

Розглянемо детально кожний з цих елементів.

1) Попередження

Основою попередження є робота зі зменшенням впливу основних чинників класичного трикутника корпоративного шахрайства, до якого входить (1) сприятливі умови, (2) мотив та (3) виправдання.

Сприятливі умови – це об’єктивна можливість співробітника здійснювати та приховувати шахрайство. Як правило, сприятливі умови мають місце там, де відсутні ефективний внутрішній та зовнішній контроль співробітників.

З іншої сторони, чітку впевненість у викритті шахрайства створюють:

чітка регламентація основних бізнес-процесів;
затверджені посадові інструкції, стандарти й політики компанії;
систематичні внутрішні та зовнішні аудити;
ефективна діяльність служби фінансового моніторингу та служби економічної безпеки.

Мотивами вчинення корпоративного шахрайства найчастіше є фінансові потреби, брак коштів, зменшення прибутків, погіршення рівня життя, невизначеність майбутнього, що в свою чергу формує бажання швидко та без зайвих зусиль збагатитися за рахунок компанії.

Завданням системи корпоративної безпеки є формування у співробітника чіткого розуміння законних шляхів покращення свого матеріального становища.

Насамперед, це – функціонування системи мотивації та преміювання співробітників, регулярне та систематичне підвищення заробітної плати, можливість кар’єрного росту.

Обов’язковим чинником корпоративного шахрайства є його виправдання. Тобто, наявність обставин, за яких корпоративне шахрайство на переконання співробітника є справедливим та допустимим.

Ними можуть бути відчуття внутрішньої несправедливості, особистий конфлікт чи образа на керівництво, переконаність у тому, що співробітник не отримує того, на що заслуговує.

Єдиною можливою протидією є створення та розвиток корпоративної культури компанії. Зокрема, удосконалення способів управління персоналом, розвиток ділових стосунків, впровадження механізмів вирішення робочих конфліктів.

2) Виявлення

Ця складова є важливим елементом системи корпоративної безпеки, оскільки безпосередньо впливає як на масштаби шахрайства та спричинені збитки, так і на можливість його попередження у майбутньому. Такі дії допоможуть сформувати у персоналу сприйняття, що шахрайство обов’язково буде виявлено та покарано.

Згідно зі статистикою Асоціації сертифікованих експертів з питань шахрайства, найефективнішим інструментом виявлення шахрайства є створення та функціонування в компанії Whistleblowing system. Тобто, механізму «зворотного зв’язку» для повідомлення про шахрайство, у тому числі анонімно.

Близько половини усіх випадків виявляються за допомогою повідомлень від інших співробітників або клієнтів. Це може бути повідомлення на електронну пошту, онлайн форма на веб-сайті або гаряча лінія телефону.

В будь-якому випадку, ті компанії, які впровадили механізм зворотного зв’язку, мають вдвічі менші збитки та на третину меншу тривалість шахрайства.

Наступним важливим інструментом виявлення корпоративного шахрайства є робота служби безпеки компанії для моніторингу та виявлення так званих «червоних прапорців», тобто ознак шахрайства у поведінці деяких категорій співробітників.

Як показує досвід проведення розслідувань, більша частина випадків корпоративного шахрайства вчиняються (1) топ-менеджентом (директор, керівник департаменту, відділу), (2) бухгалтерією, фінансовим відділом; (3) співробітниками відділу закупівель (операційними менеджерами), (4) співробітниками відділу продажів.

Найпоширенішими ознаками корпоративного шахрайства у поведінці таких співробітників є:

Невідповідність способу життя рівню доходів.
Надзвичайно тісний зв’язок із контрагентом або клієнтом.
Небажання ділити обов’язки з іншими співробітниками.
Скарги на неадекватну оплату праці, відсутність повноважень, кар’єрного росту.
Минулі юридичні проблеми, встановлення фактів порушення стандартів, правил, політик компанії.

Розпізнавання службою безпеки «підказок» у поведінці вказаних категорій співробітників може допомогти компанії ефективніше виявляти шахрайство та мінімізувати свої втрати.

Наступною складовою виявлення корпоративного шахрайства є впровадження процедури внутрішніх перевірок, аудитів та розслідувань.

Після отримання повідомлення про корпоративне шахрайство або виявлення його ознак у поведінці співробітника, логічним продовженням є перевірка отриманої інформації на предмет її достовірності.

Внутрішнє розслідування є певним фільтром, який має забезпечити обґрунтованість подальшого ініціювання дисциплінарної або кримінальної відповідальності.

3) Система притягнення до відповідальності

Безумовно головним завданням власника будь-якого бізнесу є створення такої системи корпоративної безпеки, яка унеможливить або виявить на ранніх етапах вчинення корпоративного шахрайства.

Але, якщо кримінальне правопорушення вже вчинене, єдиним ефективним засобом усунення негативних наслідків та попередження нових фактів корпоративного шахрайства є показове розслідування із притягненням недобросовісного співробітника до відповідальності.

Наявність рішучої реакції на шахрайство у вигляді прозорого, системного та послідовного розслідування – чіткий сигнал для інших співробітників, що так робити не можна.

У цьому контексті важливими складовими успішного притягнення шахрая до кримінальної відповідальності за корпоративне шахрайство є:

попереднє формування міцної доказової бази за результатами внутрішнього розслідування;
супроводження досудового розслідування та активна взаємодія із слідчим або прокурором (оперативне надання необхідних документів, у тому числі, результатів внутрішнього аудиту, організація допиту свідків, ініціювання проведення слідчих дій, зокрема, експертиз);
активна позиція потерпілого під час розгляду кримінального провадження у суді (заявлення цивільного позову та реалізація інших прав потерпілого).

Висновок

Ефективність роботи системи корпоративної безпеки істотно залежить від злагодженої взаємодії її елементів. Відсутність або неефективність одного з елементів неодмінно буде наслідком порушення або перевантаження роботи інших.

Наприклад, неможливо запобігти появі нових випадків корпоративного шахрайства, якщо відсутня адекватна реакція на вже виявлені факти.

Аналогічно неможливо провести ефективне досудове розслідування та притягнути шахрая до кримінальної відповідальності, у випадку відсутності належної фіксації доказів за результатами внутрішньої перевірки.

Ефективність попередження, виявлення, а потім покарання за корпоративне шахрайство – однозначно залежить від бажання власника/керівника бізнесу реагувати та діяти.

Недооцінка або легковажне ставлення до вказаної проблеми може призвести не тільки до значних фінансових збитків, а й до втрати репутації як в бізнес-середовищі, так і серед працівників.

Саме тому, професійне та компетентне супроводження внутрішніх розслідувань шахрайства, як один з основних елементів системи корпоративної безпеки, є гарантією стабільного економічного результату діяльності компанії.