Комплаєнс check: що потрібно для впровадження ефективної комплаєнс-моделі в компанії

29/ 07/ 2021

Ангеліна Коршун. Юрист контрольно-правового департаменту Європейської Бізнес Асоціації. Комплаєнс доволі впевнено набирає обертів як нова серед бізнес-спільноти модель забезпечення відповідності стандартів та внутрішніх документів і політик компанії національному і міжнародному законодавству та кращим практикам. Проте, якими є елементи ефективної комплаєнс-програми в компанії? Пропонуємо розглянути check-list таких критеріїв та з’ясувати, чи дійсно впроваджена у компанії комплаєнс-система має всі необхідні складові, які здатні забезпечити її ефективність, вберегти компанію від негативних наслідків і принести вигоди від її впровадження. За основу при визначенні елементів ефективної комплаєнс-системи слід взяти щонайменше три міжнародні документи, які встановлюють елементи ефективної комплаєнс-програми, а саме: 1) Керівництво щодо виконання Закону Великої Британії про хабарництво (2010), яке містить рекомендації для компаній щодо запровадження антикорупційних стандартів та процедур; 2) Критерії ефективної програми з комплаєнсу та етики, зазначені у Федеральному керівництві щодо призначення покарань (США, 2018), а також 3) Міжнародний стандарт ISO 37301:2021 «Системи комплаєнс-управління – Вимоги зі вказівками щодо використання». Відтак, із масиву кращих практик із комплаєнсу можна виокремити найбільш поширені елементи ефективної комплаєнс-програми, на які слід орієнтуватися бізнесу. Це насамперед політики та процедури в компанії, система управління ризиками, а також моніторинг та аудит відвернутих ризиків, прихильність вищого керівництва до комплаєнс-практик, ефективна комунікація політики з комплаєнсу, система повідомлення про порушення, перевірка due diligence та підзвітність комплаєнс-функції. Разом ці елементи визначають, наскільки бізнес є зрілим у царині комплаєнсу. Перелічені показники ефективності комплаєнс-програми були враховані при дослідженні рівня комплаєнс-зрілості бізнесу в Україні та Великій Британії – Міжнародного комплаєнс індексу, яке було проведене Європейською Бізнес Асоціацією в партнерстві з Міжнародною асоціацією з комплаєнсу (Велика Британія) та юридичною фірмою «Василь Кісіль і Партнери». Слід зауважити, що до цього в Україні подібних досліджень не проводилося, а відтак не було конкретних цифр щодо рівня розвитку комплаєнс-культури в українських компаніях. Саме через аналіз кожного із 8 факторів комплаєнс-зрілості, описаних вище, а також загального визначення прихильності представників української бізнес-спільноти до принципів комплаєнсу, нам вдалося виявити справжній рівень забезпечення комплаєнсу в бізнесі. Опитування компаній-членів асоціації продемонструвало, що розвиток корпоративної культури, комплаєнсу та ділової етики в Україні знаходиться на рівні дещо вище середнього – 3,70 бала з 5 можливих. Водночас виявилося, що рівень розвитку комплаєнсу в міжнародних компаніях, які мають офіси в Україні, є суттєво вищим, ніж в українських. Тому ситуація з бізнес-комплаєнсом у країні все ж потребує розвитку, а українським компаніям є над чим ще працювати і до чого прагнути в цьому контексті. Найперше, про що слід подбати компанії, яка прагне забезпечити наявність дієвої комплаєнс-програми, – це політики та процедури, які є пропорційними комплаєнс-ризикам. Тут слід звернути увагу, що банальне копіювання змісту таких документів у колег з бізнесу потенційно може не лише не забезпечити їхнє функціонування на практиці, але і зашкодити внутрішнім процесам компанії, якщо політики та процедури не є кастомізовані конкретно під діяльність, яку вона здійснює. Тому передувати ухваленню зазначених документів має ретельний аналіз ризиків, з якими може стикатися компанія, для того, аби запроваджені процеси і заходи були обґрунтованими, необхідними і не обтяжливими. Водночас слід не забувати, що відповідно до кращих міжнародних практик у сфері комплаєнсу управління ризиками є окремим необхідним елементом комплаєнс-системи в організації. Відповідна система має передбачати оцінку ризиків на регулярній основі з метою коригування заходів, необхідних для управління виявленими ризиками, з якими може стикатися чи стикається компанія. Також зазначена система має передбачати їх класифікацію, методи управління ними та моніторинг результативності обраних методів управління ризиками, враховуючи особливості такої компанії. Загалом, моніторинг і аудит відвернутих ризиків та впроваджених комплаєнс-процедур на предмет ефективності, а також аудит діяльності організації для виявлення невідповідностей та порушень на встановленій регулярній основі становить додаткову контрольну функцію, що допоможе забезпечити ефективну роботу комплаєнс-програми. При здійсненні таких процедур кращі практики рекомендують залучати кваліфіковані та незалежні у своїх оцінках структури та осіб. Ефективну комплаєнс-систему не можна уявити також без відповідного «тону згори». Для того, щоб оцінити, чи є в компанії такий елемент, слід з’ясувати, чи демонструє вище керівництвоорганізації прихильність до ідеї здійснення діяльності не лише відповідно до чинного локального законодавства, а й відповідно до міжнародних галузевих стандартів та найкращих практик відповідного бізнес-сектору. Так, відсутність мотивації керівництва компанії дійсно впровадити і підтримувати функціонування ефективної комплаєнс-програми не на папері, а на практиці, може демотивувати інших осіб, від яких вимагається щоденно слідувати комплаєнс-політикам та етичним принципам ведення бізнесу. Інструментом для донесення ідеї прихильності до етичного ведення бізнесу є правильна внутрішня і зовнішня комунікаціята навчання з питань комплаєнсу. Проведення тематичних зустрічей та тренінгів у компанії допоможе утвердженню правильної корпоративної культури, а також сприятиме усвідомленню працівниками, контрагентами та іншими особами своєї ролі та функцій у процесі забезпечення відповідності (комплаєнсу) організації. Водночас відсутність належної комунікації може, зокрема, призвести до недієвості іншого вкрай необхідного для комплаєнсу механізму в компанії. Йдеться про систему повідомлення про порушення, про яку мають знати і якій мають довіряти працівники, контрагенти та інші особи. Для ефективної роботи цієї системи необхідно проінформувати працівників компанії взагалі про її наявність та дієвість. А дієвою вона може бути за умови, що інформація, яка отримується через таку систему, залишається конфіденційною. Відповідно до деяких рекомендацій у сфері кращих практик щодо комплаєнсу – також важливо забезпечити анонімність викривачів. Крім того, таким особам мають бути надані гарантії непереслідування й захисту. У разі відсутності перелічених вище елементів система повідомлення про порушення не працюватиме належним чином. Це, зі свого боку, позбавляє компанію одного із найефективніших засобів попередження не лише комплаєнс-порушень, а й будь-яких інших тривожних проявів неналежної поведінки в організації. Інша доволі широковідома складова ефективної комплаєнс-програми – це юридичний аналіз (duе-diligence), оскільки носіями комплаєнс-ризику у багатьох випадках можуть бути контрагенти. Тут слід звернути увагу на те, що юридичний аналіз на предмет доброчесності рекомендується проводити не тільки щодо контрагентів, але і щодо кандидатів на посади. Також для ефективного налагодження таких процесів бажано проводити категоризацію контрагентів відповідно до рівня їхньої ризиковості перед початком співпраці з ними та у подальшому на регулярній основі. І насамкінець слід також згадати про питання підзвітності комплаєнс-функції. Для того, щоб основна лінія оборони компанії була дієвою, їй має надаватись відповідний інструментарій. Так, найкращими умовами для її коректної роботи є відноcна відокремленість і незалежність її від операційних підрозділів, її підзвітність напряму найвищому/вищому (контролюючому) органу/посадовій особі компанії. Водночас кращими практиками рекомендується забезпечувати в компанії щонайменше можливість безперешкодного прямого доступу представників комплаєнс-функції до вищого керівництва організації. Отже, комплаєнс – це доволі багатогранна система, для підтримання ефективної роботи якої має значення впровадження цілої низки елементів, які є взаємопов’язаними, проте гнучкими в імплементації залежно від типу та особливостей компанії. Джерело: The Page

Ангеліна Коршун Юрист контрольно-правового департаменту Європейської Бізнес Асоціації

Комплаєнс доволі впевнено набирає обертів як нова серед бізнес-спільноти модель забезпечення відповідності стандартів та внутрішніх документів і політик компанії національному і міжнародному законодавству та кращим практикам. Проте, якими є елементи ефективної комплаєнс-програми в компанії? Пропонуємо розглянути check-list таких критеріїв та з’ясувати, чи дійсно впроваджена у компанії комплаєнс-система має всі необхідні складові, які здатні забезпечити її ефективність, вберегти компанію від негативних наслідків і принести вигоди від її впровадження.

За основу при визначенні елементів ефективної комплаєнс-системи слід взяти щонайменше три міжнародні документи, які встановлюють елементи ефективної комплаєнс-програми, а саме: 1) Керівництво щодо виконання Закону Великої Британії про хабарництво (2010), яке містить рекомендації для компаній щодо запровадження антикорупційних стандартів та процедур; 2) Критерії ефективної програми з комплаєнсу та етики, зазначені у Федеральному керівництві щодо призначення покарань (США, 2018), а також 3) Міжнародний стандарт ISO 37301:2021 «Системи комплаєнс-управління – Вимоги зі вказівками щодо використання».

Відтак, із масиву кращих практик із комплаєнсу можна виокремити найбільш поширені елементи ефективної комплаєнс-програми, на які слід орієнтуватися бізнесу. Це насамперед політики та процедури в компанії, система управління ризиками, а також моніторинг та аудит відвернутих ризиків, прихильність вищого керівництва до комплаєнс-практик, ефективна комунікація політики з комплаєнсу, система повідомлення про порушення, перевірка due diligence та підзвітність комплаєнс-функції. Разом ці елементи визначають, наскільки бізнес є зрілим у царині комплаєнсу.

Перелічені показники ефективності комплаєнс-програми були враховані при дослідженні рівня комплаєнс-зрілості бізнесу в Україні та Великій Британії – Міжнародного комплаєнс індексу, яке було проведене Європейською Бізнес Асоціацією в партнерстві з Міжнародною асоціацією з комплаєнсу (Велика Британія) та юридичною фірмою «Василь Кісіль і Партнери». Слід зауважити, що до цього в Україні подібних досліджень не проводилося, а відтак не було конкретних цифр щодо рівня розвитку комплаєнс-культури в українських компаніях. Саме через аналіз кожного із 8 факторів комплаєнс-зрілості, описаних вище, а також загального визначення прихильності представників української бізнес-спільноти до принципів комплаєнсу, нам вдалося виявити справжній рівень забезпечення комплаєнсу в бізнесі.

Опитування компаній-членів асоціації продемонструвало, що розвиток корпоративної культури, комплаєнсу та ділової етики в Україні знаходиться на рівні дещо вище середнього – 3,70 бала з 5 можливих. Водночас виявилося, що рівень розвитку комплаєнсу в міжнародних компаніях, які мають офіси в Україні, є суттєво вищим, ніж в українських. Тому ситуація з бізнес-комплаєнсом у країні все ж потребує розвитку, а українським компаніям є над чим ще працювати і до чого прагнути в цьому контексті.

Найперше, про що слід подбати компанії, яка прагне забезпечити наявність дієвої комплаєнс-програми, – це політики та процедури, які є пропорційними комплаєнс-ризикам. Тут слід звернути увагу, що банальне копіювання змісту таких документів у колег з бізнесу потенційно може не лише не забезпечити їхнє функціонування на практиці, але і зашкодити внутрішнім процесам компанії, якщо політики та процедури не є кастомізовані конкретно під діяльність, яку вона здійснює. Тому передувати ухваленню зазначених документів має ретельний аналіз ризиків, з якими може стикатися компанія, для того, аби запроваджені процеси і заходи були обґрунтованими, необхідними і не обтяжливими.

Водночас слід не забувати, що відповідно до кращих міжнародних практик у сфері комплаєнсу управління ризиками є окремим необхідним елементом комплаєнс-системи в організації. Відповідна система має передбачати оцінку ризиків на регулярній основі з метою коригування заходів, необхідних для управління виявленими ризиками, з якими може стикатися чи стикається компанія. Також зазначена система має передбачати їх класифікацію, методи управління ними та моніторинг результативності обраних методів управління ризиками, враховуючи особливості такої компанії.

Загалом, моніторинг і аудит відвернутих ризиків та впроваджених комплаєнс-процедур на предмет ефективності, а також аудит діяльності організації для виявлення невідповідностей та порушень на встановленій регулярній основі становить додаткову контрольну функцію, що допоможе забезпечити ефективну роботу комплаєнс-програми. При здійсненні таких процедур кращі практики рекомендують залучати кваліфіковані та незалежні у своїх оцінках структури та осіб.

Ефективну комплаєнс-систему не можна уявити також без відповідного «тону згори». Для того, щоб оцінити, чи є в компанії такий елемент, слід з’ясувати, чи демонструє вище керівництвоорганізації прихильність до ідеї здійснення діяльності не лише відповідно до чинного локального законодавства, а й відповідно до міжнародних галузевих стандартів та найкращих практик відповідного бізнес-сектору. Так, відсутність мотивації керівництва компанії дійсно впровадити і підтримувати функціонування ефективної комплаєнс-програми не на папері, а на практиці, може демотивувати інших осіб, від яких вимагається щоденно слідувати комплаєнс-політикам та етичним принципам ведення бізнесу.

Інструментом для донесення ідеї прихильності до етичного ведення бізнесу є правильна внутрішня і зовнішня комунікаціята навчання з питань комплаєнсу. Проведення тематичних зустрічей та тренінгів у компанії допоможе утвердженню правильної корпоративної культури, а також сприятиме усвідомленню працівниками, контрагентами та іншими особами своєї ролі та функцій у процесі забезпечення відповідності (комплаєнсу) організації. Водночас відсутність належної комунікації може, зокрема, призвести до недієвості іншого вкрай необхідного для комплаєнсу механізму в компанії.

Йдеться про систему повідомлення про порушення, про яку мають знати і якій мають довіряти працівники, контрагенти та інші особи. Для ефективної роботи цієї системи необхідно проінформувати працівників компанії взагалі про її наявність та дієвість. А дієвою вона може бути за умови, що інформація, яка отримується через таку систему, залишається конфіденційною. Відповідно до деяких рекомендацій у сфері кращих практик щодо комплаєнсу – також важливо забезпечити анонімність викривачів. Крім того, таким особам мають бути надані гарантії непереслідування й захисту. У разі відсутності перелічених вище елементів система повідомлення про порушення не працюватиме належним чином. Це, зі свого боку, позбавляє компанію одного із найефективніших засобів попередження не лише комплаєнс-порушень, а й будь-яких інших тривожних проявів неналежної поведінки в організації.

Інша доволі широковідома складова ефективної комплаєнс-програми – це юридичний аналіз (duе-diligence), оскільки носіями комплаєнс-ризику у багатьох випадках можуть бути контрагенти. Тут слід звернути увагу на те, що юридичний аналіз на предмет доброчесності рекомендується проводити не тільки щодо контрагентів, але і щодо кандидатів на посади. Також для ефективного налагодження таких процесів бажано проводити категоризацію контрагентів відповідно до рівня їхньої ризиковості перед початком співпраці з ними та у подальшому на регулярній основі.

І насамкінець слід також згадати про питання підзвітності комплаєнс-функції. Для того, щоб основна лінія оборони компанії була дієвою, їй має надаватись відповідний інструментарій. Так, найкращими умовами для її коректної роботи є відноcна відокремленість і незалежність її від операційних підрозділів, її підзвітність напряму найвищому/вищому (контролюючому) органу/посадовій особі компанії. Водночас кращими практиками рекомендується забезпечувати в компанії щонайменше можливість безперешкодного прямого доступу представників комплаєнс-функції до вищого керівництва організації.

Отже, комплаєнс – це доволі багатогранна система, для підтримання ефективної роботи якої має значення впровадження цілої низки елементів, які є взаємопов’язаними, проте гнучкими в імплементації залежно від типу та особливостей компанії.

Джерело: The Page