Делегування та контроль: головні правила

09/ 10/ 2018

Юлія Бойко

Старший бізнес-тренер компанії BogushTime

Ну що ж, аби припинити засмучуватися через відсутність результату від підлеглого вчасно і дійсно почати ефективно делегувати, нижче ознайомтеся з ключовими моментами грамотного делегування:

  • Делегування – це передача задачі зверху вниз (від керівника до підлеглого) перший раз. Доручення виконати цю ж саму задачу тим же співробітником другий, третій раз – це вже не делегування, а просто постановка завдання підлеглому. Чому зараз це підкреслюю? Тому що керівнику контролювати процес виконання завдання (читайте: виділяти на це час) в першому випадку потрібно набагато більше, ніж у другому. Керуючись правилами нижче, ви можете і просто ставити завдання підлеглому згідно його функціоналу. Часу й уваги в такому випадку вам знадобиться менше, а ось якість результату порадує.
  • Делегувати можна тільки завдання. Ми не делегуємо повноваження, відповідальність, проблеми тощо. Ми делегуємо виключно завдання, які раніше лежали в зоні нашої відповідальності. І робимо ми це для того, щоб звільнити собі час для вирішення стратегічних завдань.
  • Повноваження – це ресурс для виконання завдання. Вони можуть бути повними, частковими і нульовими. По суті, повноваження – це те, що дає можливість виконати завдання. Не дали людині повноваження – вона просто не може працювати, не отримавши у вас дозволу. А якщо дали занадто багато – пам’ятайте, що:
  • Відповідальність за виконання делегованої задачі лежить на тому, хто делегує. У бізнесі, як власне і в житті, у кожного своя відповідальність. Підлеглий відповідає за результат перед керівником, а керівник відповідає за результат перед власником / інвестором.
  • Делегуванням не називається поганий менеджмент. Коли наші працівники не роблять те, що вони повинні робити, і ми їх «штовхаємо». Коли на нас валяться завдання, а ми їх «розпихуємо». Коли ми намагаємося позбутися того, що нам особисто не подобається. Це не делегування – це поганий менеджмент. Делегування – це системна спланована робота, спрямована на перспективу.
  • Для будь-якого підлеглого делегована задача – це кар’єрний ріст, а отже «манна небесна». Тому що він тепер має можливість робити те, що раніше робив тільки його керівник. Але для того, щоб він сприймав це завдання саме так – його треба правильно поставити, наголосивши на важливості, значимості і озвучивши можливості, які в зв’язку з цим відкриваються перед підлеглим. Людина повинна зберігати самоповагу, приймаючи завдання від керівника, тоді вона буде робити її, не втрачаючи мотивацію.
  • Перше правило делегування – правильно визначити терміни. Наприклад, у нас є завдання, до виконання якого потрібно приступити 1-го березня, а результат нам потрібен 30-го березня. 1-го березня ми запрошуємо підлеглого і даємо йому це завдання. Але терміни для нього ми скорочуємо і говоримо йому про те, що результат нам потрібен 25-го. П’ять днів ми залишаємо в резерві на той випадок, якщо щось піде не за планом. За правилами грамотного делегування потрібно брати близько 15% резервного часу від загального часу на вирішення завдання. Це допоможе вам у разі виникнення форс-мажору.
  • Друге правило – перевірити розуміння завдання підлеглим. Дайте людині завдання усно і попросіть письмово його описати і надіслати своє бачення того, що ви від нього хочете. Повірте, прочитавши його інтерпретацію, ви дізнаєтеся багато нового про своє завдання. Якщо завдання коротке і не потребує письмового оформлення, просто попросіть виконавця озвучити, що він зрозумів. Те, що ви почуєте від нього, також може дуже вас здивувати.
  • Третє правило делегування – узгодьте спосіб виконання завдання. Якщо спосіб виконання завдання принципово важливий, то людину потрібно навчити, як це зробити. Якщо ж спосіб не є принциповим – залиште це на розсуд підлеглого. Але якщо ми хочемо бути впевнені в тому, що він вибере правильну стратегію, її потрібно перевірити і відкоригувати в разі потреби.
  • Четверте правило – проставити контрольні фініші і визначити конкретні проміжні результати. Це життєво необхідно для поточного контролю ходу виконання завдання.
  • Делегуючи задачу, надайте всі необхідні ресурси і інформацію. Ресурси можуть бути матеріальними, людськими, фінансовими, інтелектуальними і т.д. Керівник забезпечує наявність усього необхідного у підлеглого для реалізації завдання.
  • Якщо підлеглий не справляється із завданням – не забирайте. Якщо по ходу виконання завдання щось пішло не так – підключаємося до вирішення завдання, коригуємо, надаємо допомогу. Але не забираємо завдання. Тут робота будується за принципом: коротке завдання – контроль виконання, ще коротке завдання – контроль виконання. Але ні в якому разі не забираємо завдання собі. Так ви ніколи не звільнитеся від поточних задач.
  • Якщо завдання виконане – всі лаври підлеглому. Навіть якщо на якомусь етапі вам доводилося допомагати, але у підсумку завдання таки виконане, публічно хваліть того, кому делегували. Діючи так, ви отримаєте мотивованого співробітника, який вміє виконувати це завдання, і готовий виконувати його і в майбутньому. І не думайте, що хвалити достатньо лише на фініші. Проміжні результати, ініціативу і готовність до роботи також потрібно заохочувати.
  • Якщо завдання не виконане – винен керівник. Не ту людину вибрав, мало контролював, не навчив тощо. Це привід попрацювати над собою.
  • Якщо з делегованим завданням впоралися – віддайте його назавжди. Розвивайте співробітників і не беріть на себе те, що можуть робити підлеглі.

Якщо ви будете слідувати правилам вище, зможете отримувати результат вчасно, в потрібній кількості і потрібної якості. Делегуйте грамотно і йдіть до своїх стратегічних цілей. Адже делегування саме для цього і існує!

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: