Ведення кадрового діловодства в умовах воєнного стану

20/ 12/ 2023

В умовах воєнного стану в Україні ведення кадрового діловодства набуло особливої актуальності. Чому це так важливо? «У мирний час ведення кадрового діловодства було досить трудомістким процесом, однак достатньо зрозумілим та передбачуваним. Однак у звязку з воєнним станом у бізнесу виникло чимало запитань щодо подальшого документального супроводу трудових відносин: оформлення та обміну кадровими документами, здійснення комунікації з працівниками, зокрема щодо подання заяв роботодавцю, ознайомлення з наказами працівників тощо» — роз’яснює Яна Декусар HR-директор «Nota group». Але повернемось до завдань кадрового діловодства в умовах воєнного стану: Забезпечення кадрового обліку працівників підприємства. Це завдання є найважливішим, оскільки від нього залежить правильність розрахунку заробітної плати, відрахування до соціальних фондів, надання соціальних гарантій тощо. У умовах воєнного стану облік працівників має бути особливо ретельним, оскільки можливі зміни в штаті підприємства, зокрема скорочення працівників, їх мобілізація тощо. Оформлення та обмін кадровими документами. У звязку з воєнним станом виникли нові вимоги до оформлення кадрових документів. Зокрема, працівники можуть подавати заяви роботодавцю дистанційно, а накази про призначення, звільнення, переведення працівників можуть бути видані в електронній формі. Здійснення комунікації з працівниками. У умовах воєнного стану важливим є забезпечення ефективної комунікації з працівниками. Роботодавець повинен інформувати працівників про зміни в роботі підприємства, їхні права та обовязки тощо. Забезпечення документального супроводу трудових відносин. Трудові відносини в умовах воєнного стану мають свої особливості. Роботодавець повинен дотримуватися всіх вимог законодавства щодо оформлення трудових відносин, зокрема щодо укладення трудового договору, відпусток, оплати праці тощо. Рекомендації щодо організації кадрового діловодства в умовах воєнного стану: Застосування електронних документів. У звязку з обмеженнями у пересуванні та доступі до офісів, рекомендується максимально використовувати електронний документообіг. Це дозволить уникнути необхідності фізичного переміщення документів та прискорить процес їх обробки. Централізація кадрового діловодства. У великих підприємствах рекомендується централізувати кадрове діловодство в одному структурному підрозділі. Це дозволить забезпечити єдиний підхід до організації кадрового діловодства та підвищити його ефективність. Залучення зовнішніх ресурсів. У разі необхідності рекомендується залучення зовнішніх ресурсів для організації кадрового діловодства. Це може бути повязано з відсутністю у штаті підприємства кваліфікованих фахівців з кадрового діловодства або з тимчасовим збільшенням обсягу робіт. «З огляду на велике навантаження, що лягає на плечі HR-менеджерів, пов’язані з мотивацією та утриманням персоналу в часи війни, що створила кадровий голод, функцію кадрового обліку можна передати на аутсорс. Фахівці Nota group забезпечують кадровий облік працівників підприємства; оформлення та обмін кадровими документами; здійснення комунікації з працівниками; забезпечення документального супроводу трудових відносин. Наші фахівці мають досвід роботи в кадровій сфері та допоможуть вам забезпечити належний порядок у кадровій документації та уникнути проблем у майбутньому», — ділиться Яна Декусар HR-директор «Nota group». Висновки робіть самі, але зважайте що ведення кадрового діловодства в умовах воєнного стану є важливим завданням для кожного підприємства. Забезпечення ефективного кадрового діловодства дозволить підприємству забезпечити належний порядок у кадровій сфері та уникнути проблем у майбутньому.

В умовах воєнного стану в Україні ведення кадрового діловодства набуло особливої актуальності. Чому це так важливо?

«У мирний час ведення кадрового діловодства було досить трудомістким процесом, однак достатньо зрозумілим та передбачуваним. Однак у зв’язку з воєнним станом у бізнесу виникло чимало запитань щодо подальшого документального супроводу трудових відносин: оформлення та обміну кадровими документами, здійснення комунікації з працівниками, зокрема щодо подання заяв роботодавцю, ознайомлення з наказами працівників тощо» — роз’яснює Яна Декусар HR-директор «Nota group».

Але повернемось до завдань кадрового діловодства в умовах воєнного стану:

Забезпечення кадрового обліку працівників підприємства. Це завдання є найважливішим, оскільки від нього залежить правильність розрахунку заробітної плати, відрахування до соціальних фондів, надання соціальних гарантій тощо. У умовах воєнного стану облік працівників має бути особливо ретельним, оскільки можливі зміни в штаті підприємства, зокрема скорочення працівників, їх мобілізація тощо.

Оформлення та обмін кадровими документами. У зв’язку з воєнним станом виникли нові вимоги до оформлення кадрових документів. Зокрема, працівники можуть подавати заяви роботодавцю дистанційно, а накази про призначення, звільнення, переведення працівників можуть бути видані в електронній формі.

Здійснення комунікації з працівниками. У умовах воєнного стану важливим є забезпечення ефективної комунікації з працівниками. Роботодавець повинен інформувати працівників про зміни в роботі підприємства, їхні права та обов’язки тощо.

Забезпечення документального супроводу трудових відносин. Трудові відносини в умовах воєнного стану мають свої особливості. Роботодавець повинен дотримуватися всіх вимог законодавства щодо оформлення трудових відносин, зокрема щодо укладення трудового договору, відпусток, оплати праці тощо.

Рекомендації щодо організації кадрового діловодства в умовах воєнного стану:

Застосування електронних документів. У зв’язку з обмеженнями у пересуванні та доступі до офісів, рекомендується максимально використовувати електронний документообіг. Це дозволить уникнути необхідності фізичного переміщення документів та прискорить процес їх обробки.

Централізація кадрового діловодства. У великих підприємствах рекомендується централізувати кадрове діловодство в одному структурному підрозділі. Це дозволить забезпечити єдиний підхід до організації кадрового діловодства та підвищити його ефективність.

Залучення зовнішніх ресурсів. У разі необхідності рекомендується залучення зовнішніх ресурсів для організації кадрового діловодства. Це може бути пов’язано з відсутністю у штаті підприємства кваліфікованих фахівців з кадрового діловодства або з тимчасовим збільшенням обсягу робіт.

«З огляду на велике навантаження, що лягає на плечі HR-менеджерів, пов’язані з мотивацією та утриманням персоналу в часи війни, що створила кадровий голод, функцію кадрового обліку можна передати на аутсорс. Фахівці “Nota group” забезпечують кадровий облік працівників підприємства; оформлення та обмін кадровими документами; здійснення комунікації з працівниками; забезпечення документального супроводу трудових відносин. Наші фахівці мають досвід роботи в кадровій сфері та допоможуть вам забезпечити належний порядок у кадровій документації та уникнути проблем у майбутньому», — ділиться Яна Декусар HR-директор «Nota group».

Висновки робіть самі, але зважайте що ведення кадрового діловодства в умовах воєнного стану є важливим завданням для кожного підприємства. Забезпечення ефективного кадрового діловодства дозволить підприємству забезпечити належний порядок у кадровій сфері та уникнути проблем у майбутньому.