Адміністративний секретар / Персональний асистент Виконавчого директора

Європейська Бізнес Асоціація шукає відповідального Адміністративного секретаря / Персонального асистента Виконавчого директора для забезпечення ефективної роботи офісу, асистентського супроводу та допомоги в плануванні та організації робочого графіку директора. Кандидат/ка повинен мати високі організаційні здібності, вміння працювати в команді та готовність виконувати різноманітні завдання, швидко освоювати нові рішення та автоматизацію адміністративних процесів.

Якщо ви бажаєте приєднатись до нашої команди, будь ласка, заповніть анкету.

Основні обов’язки:

• Приймання та переадресування вхідних дзвінків та повідомлень.
• Бути відповідальним за привітне супроводження відвідувачів, що приходять до офісу Асоціації, бронювати переговорні кімнати чи конференц-зали.
• Здійснювати прийом, реєстрацію та передачу вхідної кореспонденції відповідальним співробітникам.
• Сортувати документи згідно з внутрішніми правилами категоризації документів, здійснювати перевірку наявності віз для передачі на підпис Виконавчому директору.
• Реалізація процесу відправки вихідної кореспонденції, в тому числі міжнародною доставкою.
• Робота з первинними документами – оформлення рахунків, закриття оплат, переадресацію звітної документації в бухгалтерію.
• Організація та керування календарем Виконавчого директора, планування зустрічей, комунікація з організаторами та забезпечення вчасної підготовки матеріалів.
• Ділове листування українською та англійською мовами.
• Замовлення необхідного товару та послуг для роботи офісу, за необхідності пошук підрядник, аналіз пропозицій.
• Підтримувати та вдосконалювати співпрацю з підрядниками – кур’єрською службою, поштою, технічним супроводом системи документообігу і т.д.
• Збір звітніх документів та переадресація до бухгалтерії.
• Ведення аналітики – перебування гостей на локації, бронювань переговірних кімнат, наявності необхідного інвентаря.
• За необхідністю відповідати за відрядження Виконавчого директора: пошук логістики, проживання, бронювання і викуп квитків

Вимоги до кандидатів:

• Вища освіта.
• Досвід роботи на аналогічній посаді від 1 року.
• Відмінні комунікаційні навички та вміння працювати в команді.
• Високий рівень організаційної підготовки та уваги до деталей.
• Вміння ефективно керувати часом та пріоритетами.
• Впевнене володіння пакетом Microsoft Office та іншими офісними програмами.
• Вільне володіння англійською, українською мовами (усною та письмовою).
• Сильні комунікативні навички, як письмові, так і усні.
• Досвід роботи з оргтехнікою.
• Вміння опрацьовувати великий масив інформації та документації.
• Високий рівень самоорганізації та відповідальності.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування
• Гібридний графік роботи (з 09:00 – 18:00)
• Чудову команду та дружню атмосферу
• Оплачувані відпустки, свята, лікарняні
• Медичне страхування
• Індивідуальний план розвитку
• Офіс з бомбосховищем