Бути чи не бути: як зберегти бізнес в умовах турбулентності
Тетяна Андріанова
СЕО аутсорсингової компанії Nota GroupОстанні декілька років Україна живе у стані безпрецедентних викликів. Спочатку світова пандемія, а тепер – війна у самому серці Європи. Чого навчився бізнес, адаптуючись до цих кризових явищ? Щоб вижити, треба бути готовим до всього, бути гнучким або померти.
Власне правило «будь гнучким або помри» – стало золотим для українського бізнесу. Цим правилом озброїлося чимало індустрій – про це свідчить те, що економічні процеси в країні продовжують функціонувати. Як стати гнучким і не втратити у якості, – розповіла СЕО аутсорсингової компанії NotaGroup Тетяна Андріанова.
Декого повномасштабне вторгнення увігнало в стан певного ціпеніння від сильних переживань, а декого, навпаки, стимулювало до активних дій. Яка з цих стратегій для українського бізнесу є найбільш дієвою?
Умови, в яких сьогодні живе українське суспільство є екстраординарними. Йому доводиться не лише протистояти навалі загарбників зі сходу, а й забезпечувати надійний тил. Бізнесу відведена особлива роль – підтримувати життєдіяльність національної економіки, яка щоденно знекровлюється війною. І той бізнес, який вижив у цих складних умовах та продовжує регулярно сплачувати податки в бюджет, – заслуговує на почесну медаль за стійкість.
За час карантину та впродовж п’яти місяців Великої війни, головною якістю, що дозволяє бізнесу виживати, залишатися «на плаву» стала гнучкість. Гнучкість у всьому: прийнятті швидких рішень, адекватному реагуванні на поточні виклики, оптимізації структури та адаптації бізнес-моделі. Усталені правила мирного часу більше не діють. І бізнес, який зрозумів це першим, продовжує працювати.
Стало чітко зрозуміло, що відсидітися збоку, почекати коли стане легше – це стратегія, яка веде у глухий кут. Ті, хто так міркував, сьогодні згортає свій бізнес.
Драйвером кожного успішного бізнесу є інтуїція, дух здорового авантюризму та вміння прораховувати декілька ходів наперед – як у партії шахів. Умови війни не скасовують потреби в цих якостях. Тож сьогодні підприємцям треба аналізувати ринок та прогнозувати подальший попит на їхні товари чи послуги, при цьому намагатися не знизити рівень співпраці з існуючими клієнтами та шукати шляхи для залучення нових клієнтів. Також слід підтримувати тісний зв’язок з колективом, бути відкритим до їхніх нестандартних запитів, убезпечити працівників від негативних наслідків активних бойових дій та війни загалом.
Як вийти з кризової ситуації з мінімальними негативними наслідками? Застосовувати інструменти і концепти, які пропонує сучасний світ. Одним із таких концептів є аутсорсинг. Він може звільнити від тягаря допоміжних служб, які безпосереднього доходу компанії не приносять, але вимагають часу і кадрового ресурсу. Які питання можна віддати на аутсорсинг або так званий бек-офіс? Юридичні, фінансові, бухгалтерські, тендерні, кадрові питання, можна навіть доручити розслідування корпоративного шахрайства та питання корпоративної безпеки загалом. Це ті питання, які є баластом для корабля бізнесу, і позбувшись їх (а в нашому випадку – передавши їх), корабель стрімко набиратиме підприємницької швидкості.
Ще декілька років тому, бек-офіс на аутсорсингу сприймався не більше ніж модний тренд. Сьогодні це не просто тренд, а життєво необхідний крок, який віддалятиме компанію від банкрутства.
Як саме аутсорсинг допомагає вижити українському бізнесу в умовах затяжної кризи – спочатку викликаної карантином, а тепер війною?
Багато компаній були вимушені призупинити свою діяльність частково чи повністю, і зараз у них немає потреби утримувати повний штат співробітників. При цьому на роботодавців накладаються додаткові зобов’язання щодо дотримання не лише трудових гарантій співробітників, а й безпекових. Крім того, чимало підприємців втратили бухгалтерів, кадровиків, які виїхали за кордон задля порятунку власних життів та життів своїх дітей.
Зрозуміло, що на відстані рівень ефективності співробітника та можливість контролю виконаної роботи – знижується. А будь-яка паперова робота чи робота з цифрами є напрочуд відповідальним ремеслом. Від рівня компетенції та професійної відповідальності кадровика чи бухгалтера може залежати майбутнє бізнесу та особисто керівника. Адже бухгалтерські помилки можуть загрожувати нарахуванням штрафних санкцій, пені при перевірках, арештом активів, припиненням банківських операцій, і навіть адміністративною чи кримінальною відповідальністю керівництва компанії за недоплату податків чи відсутність обліку.
Є й інші ризики. Через війну багато фахівців виїхали за кордон або взяли до рук зброю і зараз захищають Україну від навали зі Сходу. А ті, хто залишився перебувають у постійному стресі через бомбардування та обстріли. Безпечного місця в Україні не залишилось, це усвідомлення негативно вливає на моральний стан та підриває стресостійкість співробітників. Зрештою, забезпечити безперебійну роботу, коли щодня лунають сирени – вкрай проблематично.
Аби мінімізувати вплив негативних ризиків, ми в Nota Group з першого дня повномасштабного вторгнення вжили низку заходів для упередження наслідків цих явищ в практичній площині: підтримували постійний контакт зі співробітниками, сприяли їм та їхнім родинам під час переміщення у безпечніші регіони, надали постійний доступ до корпоративного психолога, забезпечили всі можливості для дистанційної роботи, надали віддалений доступ до систем обліку із застосуванням систем інформаційної безпеки та кіберзахисту. Навіть тоді, коли про роботу не йшлося через високий рівень небезпеки в країні, ми намагалися мотивувати кадри, а коли частина співробітників захотіла повернутися в офіс – організували укриття в офісній будівлі.
Наймати бухгалтера на аутсорсингу буде економічно вигідніше, аніж утримувати штатного?
Послуги бухгалтера на аутсорсингу коштуватимуть так само як і робота бухгалтера в штаті. Але різниця полягає в тому, що штатному бухгалтеру треба платити заробітну плату щомісяця у повному обсязі, навіть якщо бізнес на паузі, а обороти знизилися.
Суттєвою перевагою аутсорсингу є те, що компанія зможе платити за ту роботу, яка фактично потрібна на цей момент – залежно від рівня активності бізнесу. Деякі регіональні бізнеси просто фізично не можуть здійснювати свою діяльність, їм треба взяти паузу – це цілком нормально в умовах війни і при цьому їм не потрібно платити штатному бухгалтеру. А щойно з’явиться можливість повернутися до активної діяльності – напохваті є ціла команда професіоналів, яка ефективно виведе бізнес зі стану анабіозу.
Іншими словами, наймані працівники очікують свою заробітну плату попри будь-які складнощі бізнесу та кризові явища. Аутсорсинг у цьому сенсі більш гнучкий. Клієнт сплачує кошти лише за той обсяг виконаної роботи, якого потребує у цей період. При цьому запити по роботі на камені не висічені – їх можна коригувати з урахуванням поточних потреб бізнесу. Водночас постійні кореляції обсягу роботи відповідно до потреб клієнта не впливають на заробітну плату співробітника аутсорсингової компанії.
Власник бізнесу не має перед співробітниками бек-офісу жодних фінансових зобов’язань (у вигляді премій, оплати відпусток, лікарняних тощо). Можна також забути про витрати на обслуговування офісу і робочого місця співробітника. В умовах кризи – це сильний аргумент на користь аутсорсингу.
Як щодо фрилансерів, яких зараз через очевидні причини стало набагато більше, і які наразі просять за свої послуги менше?
Справді, дуже багато людей через війну залишились без роботи й для власного порятунку (адже їсти потрібно всім) пропонують за свої послуги ціни значно нижче ринкових. Тут бізнес має обрати одне з двох: або він прагне отримати якісні послуги, або хоче займатися благодійністю, ризикуючи при цьому своїм майбутнім.
Усім відома проста істина – кількість не означає якість. І попри те, що ринок переповнений кадрами, знайти хорошого професіонала не так легко. Підбір нових кадрів – це складне завдання. І без глибинного розуміння податкової та фінансової сфери, на етапі співбесіди проблематично розпізнати фахівця та оцінити його рівень кваліфікації. Навіть цей процес треба доручати професіоналам. Адже бухгалтер – це не просто одиниця штатного розпису. Це людина від якої може залежати майбутнє бізнесу!
Приміром у Nota Group добором кадрів займаються професіонали. Наші рекрутери, фінансисти та найкращі бухгалтери можуть усестороннє оцінити кандидата на ту чи іншу посаду. Фахові кадри – це запорука всього.
Розуміння того, що бізнес у надійних руках – є неоціненним у нашому непевному сьогоденні. Наріжним каменем кожного бізнесу є люди, і сьогодні як ніколи існує гостра потреба в тому, щоб на людей, які поруч, можна було покластися. Важливо обрати помічників, які оперативно реагуватимуть на нові завдання, пропонуватимуть нестандартні вирішення, забезпечуватимуть надійний тил, перебиратимуть на себе рутину, звільняючи час замовника для світоглядних речей. І аутсорсингу під силу це забезпечити.
На превеликий жаль, з війни повернуться не всі. Й не всі бізнеси переживуть війну. Але для тих, хто обрав шлях героїчної боротьби за своє майбутнє, за майбутнє нашої країни, бек-офіс на аутсорсингу може стати надійним бойовим товаришем.
Тож зичу нам усім якомога швидшої Перемоги на всіх фронтах!
