Як перейти на електронний документообіг: кейс логістичної компанії «Делівері»

05/ 02/ 2018
Лілія Кришталь-Міндоріна Головний бухгалтер групи компаній Delivery Group
Електронний документообіг – must-have для компаній, які прагнуть бути конкурентними. Підтримка високо рівня сервісу й залучення нових клієнтів неможливе без цього простого, але дієвого інструмента.

Про досвід переходу на новий спосіб документообігу

На початку 2017 року «Делівері» стала активно переводити своїх клієнтів на електронний документообіг. У липні, паралельно з M.E.Doc ми запропонували клієнтам використовувати альтернативний онлайн-сервіс «Вчасно». Новий спосіб документообігу дав можливість економити час і гроші. Наприклад, якщо раніше для відправки одного документа бухгалтерові доводилося витрачати від 5 до 15 хвилин, то сьогодні цей часовий показник скоротився у 5 разів, незалежно від віддаленості контрагента. Перевагою «Вчасно» стало забезпечення безпечного обміну інформацією між «Делівері» та клієнтами, які використовують різні види програмного забезпечення.

Про спеціальні функції сервісу, необхідні логістичній компанії

Будь-який, навіть найідеальніший сервіс, вимагає доопрацювань і адаптації під потреби конкретної компанії-замовника, тобто клієнта. Перед командою «Вчасно» ми ставили кілька завдань із розширення функціоналу, необхідного для скорочення часу роботи з великою кількістю документів і зручності клієнтів «Делівері». Наприклад, було налаштоване вивантаження даних із 1С у «Вчасно», що дало змогу не переносити інформацію вручну. Розроблено вид типового документа з точною відповідністю запитам замовника та чинним вимогам законодавства. З’явилася можливість змінювати ПІБ і посаду підписанта для документів за запитом клієнта (актуально у випадках, коли змінюється посада або персона підписувача).

Про те, як реалізація цих нововведень вплинула на роботу компанії «Делівері»

У листопаді 2017 року «Делівері» реалізувала можливість електронного підписання документів в Особистому кабінеті, спростивши взаємодію з клієнтами та постачальниками у процесах завірення актів наданих послуг, актів звірок, договорів, листів та інших документів. Ми прагнули впровадити не просто зручний і законний сервіс, а й сервіс, який вивільняє час для ведення основного бізнесу клієнта. Коли підписання договору займає не тиждень, а кілька хвилин – можна починати миттєво надавати послуги, або відвантажувати товари, отримуючи оплату і підвищуючи прибутковість.

Про показники ефективності, які покращилися завдяки переходу на електронний документообіг

Перехід на електронний документообіг істотно підвищив ефективність роботи відділу бухгалтерії: у 3,5 рази зменшилася кількість документів у друкованому вигляді, відпала необхідність в архівуванні та зберіганні, оскільки всі дані «переїхали» у хмарний сервіс. Швидкість підписання документів, укладення договорів та інформаційна безпека зросли. Із моменту запуску «Вчасно» до сервісу вже підключилося 11805 компаній. Зростання підписання електронних документів збільшується в середньому на 5% щомісяця.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Додати коментар

Такий e-mail вже зареєстровано. Скористуйтеся формою входу або введіть інший.

Ви вказали некоректні логін або пароль

Вибачте, для коментування необхідно увійти.

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: