fbpx

Як грамотно побудувати віддалені робочі місця ваших співробітників

27/ 03/ 2020

Дмитро Ганжело

Co-owner, CEO, компанії InDevLab

У зв’язку з пандемією Covid-19 багато компанії вибудовують віддалену роботу зі своїми співробітниками.

Дії Європейської Бізнес Асоціації завжди спрямовані на підтримку і розвиток бізнесу членів нашої асоціації. Зараз, коли пандемія змусила багатьох співробітників працювати з дому, одне з головних питань – чи може ваша організація залишатися продуктивної і безпечної в такому режимі?

Компанія InDevLab, член Європейської Бізнес Асоціації в цій статті дає рекомендації, як грамотно побудувати віддалені робочі місця ваших співробітників.

Для забезпечення безпечної і продуктивної віддаленої роботи ми розглянемо два варіанти побудови віддалених робочих місць. Перший варіант – швидкий, але непрогнозований і менш оптимальний, а другий – вимагає трохи більше часу і сил на реалізацію, але більш оптимальний та гнучкий.

1) Віддалений доступ до робочого місця працівника всередині організації: співробітник заходить з домашнього ноутбука/комп’ютера на робочий стіл свого робочого комп’ютера.

Під’єднатися до робочого місця можна через програми віддаленого доступу, такі як TeamViewer або аналоги. Але у цього підходу є суттєві мінуси:

  • Робочий комп’ютер співробітника в офісі повинен бути увімкнений;
  • Для ввімкнення і вимкнення робочих комп’ютерів в офісі, необхідно, щоб у ваш офіс хтось приїжджав;
  • Ви повинні моніторити ситуацію в офісі на предмет перебоїв в електромережі, збоїв інтернет підключень та оперативно реагувати та такі перебої.

2) Віддалений робочий стіл, який розгортається на сервері.

В цьому випадку, необхідно буде витратити більше часу. Але плюсів у цього методу істотно більше, ніж у першого варіанта: 

  • прогнозована швидкість роботи;
  • робочі місця співробітників не залежать від ситуації в офісі;
  • сервер працює цілодобово, що дає вам можливість не прив’язуватися до часу.

Ми створили коротку інструкцію з 7 кроків для налаштування віддаленого віртуального робочого місця через сервер. Після інструкції ви знайдете 5 порад, які стануть в нагоді навіть досвідченим адміністраторам та ІТ-директорам всередині Вашої компанії. 

1) Виберіть сервер

Це може бути сервер всередині Вашої компанії, а може бути сервера в дата-центрі. Ми рекомендуємо розглядати оренду сервера в дата-центрі або хмарні технології. Особливо в умовах пандемії.

У разі оренди сервера, ви не будете турбуватися питаннями його обслуговування, такими як: другий резервний канал швидкого інтернету, запасна лінія електроживлення, поломками. Крім того, у разі виходу з ладу, датацентри оперативно надають заміну.

При виборі сервера обов’язково враховуйте наступні показники:

  • кількість працівників, які будуть користуватися віддаленим робочим місцем;
  • яким додатками вони користуються у своїй роботі: ведення документації або 1С, або графічні редактори; 
  • правила і регламенти розмежування доступів.

2) Розгорніть і налаштуйте вибраний сервер

Після вибору сервера, ви налаштовуєте, розгортаєте і запускаєте сервер в роботу. З цією роботою може впоратися системний адміністратор вашої компанії або спеціалізована ІТ-компанія.

3) Встановлення та налаштування програм

Сервер обраний, розгорнутий і запущений. Тепер потрібно встановити всі програми, які використовуються у вас в компанії: офісні програми, редактори, системи бухгалтерського обліку. Аналогічно як і в п. 2 із цим справляються системні адміністратори або спеціалізовані компанії.

4) Підключіть всі існуючі ресурси організації

В організації можуть бути IP-телефонія, ERP або CRM, бази даних бухгалтерії та інші сховища даних. Їх потрібно налаштувати і підключити до створеного сервісу, щоб вся робота і результати співробітників зберігалася в базах даних, синхронізувалася і була доступною.

5) Реєстрація користувачів

Додатки встановлені і налаштовані? Починайте реєстрацію та створення облікових записів користувачів. Всіх користувачів, яким необхідний віртуальний віддалений робочий стіл: бухгалтерія, колл-центр, юристи або менеджери.

6) Налаштування доступів

Ви завели всіх користувачів. Пора налаштувати політику і права доступів. Простими словами, тепер їм необхідно налаштувати їх папки з документами, а також виділити необхідні додатки і програми, якими вони користуються: юристам – їх програми та дані, колл-центру – їх CRM і IP-телефонія.

До цієї задачі завжди варто ставитися дуже уважно, щоб співробітник не отримав прав і доступів більше ніж він мав до цього. Корпоративне шпигунство під час пандемії ніхто не відміняв.

7) Інструкції і введення в роботу

Після того, як всі користувачі зареєстровані, права доступів налаштовані. Тепер час попіклуватися про інструкцію по підключенню. Створіть текстову, а краще відео-інструкцію. 

Чим детальніше й простіше інструкція, тим простіше буде вам донести її вашим співробітникам: і Марії Іванівні з бухгалтерії, і кмітливому юристу Івану, і милій дівчині Каті з колл-центру.

Інструкції роздали. Віддалені доступи налаштували. Всі підключилися. Але є ще 5 пунктів, які ви повинні обов’язково врахувати для збереження даних, безпеки:

1) Налаштуйте резервне копіювання і збереження даних

У разі непередбаченого збою, ви збережете дані і роботу своїх співробітників як мінімум за 1 день. Наші клієнти, в свій час втратили результати роботи за півроку.

2) Антивірусний захист комп’ютерів користувачів

Якими б не були налаштування вашого сервера, якби не працював департамент безпеки, все це марно, якщо комп’ютер вашого співробітника заражений шкідливимі програмами та вірусами. Перевірте наявність антивірусного захисту у ваших співробітників, щоб потім не боротися з наслідками зломів, витоків і втрати даних.

3) VPN-з’єднання між робочим місцем і сервером

Момент, про який часто забувають адміністратори – це захист каналу зв’язку між робочим комп’ютером співробітника і самим сервером. Налаштування VPN-з’єднання захистить Вас від проникнення зловмисника через логін-пароль співробітника на ваші сервери.

4) Вести облік користувачів і доступів

Ми часто стикаємося у своїй роботі, що співробітник був звільнений ще рік тому. А доступи до корпоративних додатків і сервісів у нього ще залишились. 

Обов’язково ведіть облік користувачів і доступів, контролюйте їх надання та як і коли вони вилучаються. Адже ви можете натрапити на дуже мстиву і скривджену людину, і психічно неврівноважену особу, і на корпоративне шпигунство.

5) Моніторити дії користувача всередині вашого сервера і системи

Це завдання для системних адміністраторів або спеціалізованої компанії підрядника. Моніторинг дозволить вам відстежити спроби отримати доступ до баз даних, програм, як з боку ваших співробітників, так і з боку зовнішніх загроз. Крім безпеки, моніторинг дозволяє відслідковувати швидкість і надійність роботи сервера і віддалених робочих столів, а також запобігти до 90% причин перебоїв у роботі.

Ці 5 порад, допоможуть Вам не тільки побудувати безперебійну і надійну систему віддалених робочих місць, але і запобігти великій  кількості витоків і взломів. 

Однак не варто забувати, що найбільш вразливим місцем для всієї системи є люди. Донесіть своїм співробітникам правила кібер гігієни, щоб убезпечити їх і ваш бізнес.

Залишайтесь у безпеці і будьте здорові!

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Додати коментар

Такий e-mail вже зареєстровано. Скористуйтеся формою входу або введіть інший.

Ви вказали некоректні логін або пароль

Вибачте, для коментування необхідно увійти.
Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: