Аудит Ефективності. Раціонально чи ефективно?

20/ 04/ 2017

Автор: Тадеєва Наталія, директор Accace Ukraine. Більш ніж 5 років досвіду роботи аудитором в компаніях «Великої четвірки», управління фінансами на виробничому підприємстві. Беручи до уваги організаційну структуру будь-якого підприємства, в загальному можна виділити дві його сторони, так би мовити «фасадна частина» - це продажі, маркетинг і всі активності, повязані з роботою і залученням клієнтів, та «бек-офіс» від англ. back - спина, тобто напрям, який мав б забезпечити життєдіяльність Компанії шляхом підтримки процесів життєзабезпечення і надання релевантної для управління інформації. Такими обовязковими процесами на підприємство є ведення бухгалтерського та управлінського обліку, закупівлі і т.д. Варто задуматися про ефективність (продуктивность) кожного з напрямків. Поряд з численними видами аудиту (фінансовий, кадровий, безпеки і т.д.), аудит ефективності використовується саме для оцінки продуктивності та ефективності використання існуючих ресурсів Компанії. Найбільш близьким до аудиту ефективності є фінансовий аудит. У чому ж таки різниця можна подивитися в таблиці нижче. Аудит ефективності все більше входить в повсякденне життя Компаній, адже саме його процедури здатні вказати на що витрачалися кошти і чи принесло це бажаний результат. За допомогою показників ефективності зявляється можливість відстежити закономірності в звязках між певними видами витрат і досягненням поставлених цілей. Однак варто зауважити, що починати необхідно з аудиту ефективності для процесів «бек-офісу», так як часто саме вони несуть в собі велику загрозу неефективності витрат. Наприклад, наявність на підприємстві чисельністю до 50 осіб 5 бухгалтерів і головного бухгалтера навряд чи ефективно, хоча Вам буде здаватися, що завантаження у цього департаменту більше 100%. У той же час проаналізувавши витрати, які вони генерують Ви можете збентежитися, так як вони можуть значно перевищувати витрати, які генеруються фасадними напрямками бізнесу. З чого ж складаються витрати на бек-офіс, який до слова не приносить прибутку, а лише констатує факт: заробітна плата + податки на ЗП + додаткові виплати + навчання + штрафи + консультанти + витрати на підписку на профільні видання + рекрутинг + адаптація та контроль і т.д. Більш того такі процеси бек-офісу, як бухгалтерія і логістика, вимагають висококваліфікованих фахівців і постійного контролю для відповідності високим стандартам, мінімізації ризиків і фінансових втрат в майбутньому. Саме аудит ефективності дозволяє ідентифікувати бізнес-процеси, які поглинають ресурсів більше, аніж приносять в бізнес, а це очевидно неправильна пропорція. Вивчаючи різні бізнес-моделі і аналізуючи практику оптимізації бізнес-процесів, Ви безсумнівно повинні ознайомитися з матрицею Пола Хармона, яка підкаже Вам як ефективно управляти бізнес-процесами. Матриця носить як стратегічний характер, беручи до уваги важливість процесу, так і враховує складність самого процесу. Отже, якщо Компанія використовує процесний підхід до управління, то стає очевидним, що нести значні витрати з утримання бухгалтерії не ефективно. Куди потрібніше інформація, яку надає оперативний / управлінський облік. Адже саме ця інформація «з поля бою» допомагає оперативно втрутиться і скорегувати управління в потрібному орієнтованому на результат напрямку. Тенденція останніх 10 років в Європі і розвинених країнах - це утримання штату фінансових аналітиків, які на щоденній основі постачають менеджмент інформацією про результати та показники ефективності, тоді як функція фінансового обліку віддана на аутсорсинг професіоналам, для яких це і є бізнес. Більш того, за допомогою використання аутсорсингу у сертифікованого провайдера, у Компанії є можливість зберігати комерційну і фінансову інформацію в повному обсязі, так як провайдер повязаний договорами про нерозголошення і конфіденційності використовуваних даних. Серед популярних для аутсорсингу також є функції кадрового адміністрування, функції внутрішнього аудиту та логістики. В Європі також окремо виділено напрямок аутсорсинг функції по розрахунку заробітної плати, але в українських реаліях поки важко виділити цей процес, як зовсім незалежний від загальної бухгалтерії.

Беручи до уваги організаційну структуру будь-якого підприємства, в загальному можна виділити дві його сторони, так би мовити «фасадна частина» – це продажі, маркетинг і всі активності, пов’язані з роботою і залученням клієнтів, та «бек-офіс» від англ. back – спина, тобто напрям, який мав б забезпечити життєдіяльність Компанії шляхом підтримки процесів життєзабезпечення і надання релевантної для управління інформації. Такими обов’язковими процесами на підприємство є ведення бухгалтерського та управлінського обліку, закупівлі і т.д.

Варто задуматися про ефективність (продуктивность) кожного з напрямків. Поряд з численними видами аудиту (фінансовий, кадровий, безпеки і т.д.), аудит ефективності використовується саме для оцінки продуктивності та ефективності використання існуючих ресурсів Компанії.

Найбільш близьким до аудиту ефективності є фінансовий аудит. У чому ж таки різниця можна подивитися в таблиці нижче.

Аудит ефективності все більше входить в повсякденне життя Компаній, адже саме його процедури здатні вказати на що витрачалися кошти і чи принесло це бажаний результат.

За допомогою показників ефективності з’являється можливість відстежити закономірності в зв’язках між певними видами витрат і досягненням поставлених цілей. Однак варто зауважити, що починати необхідно з аудиту ефективності для процесів «бек-офісу», так як часто саме вони несуть в собі велику загрозу неефективності витрат.

Наприклад, наявність на підприємстві чисельністю до 50 осіб 5 бухгалтерів і головного бухгалтера навряд чи ефективно, хоча Вам буде здаватися, що завантаження у цього департаменту більше 100%. У той же час проаналізувавши витрати, які вони генерують Ви можете збентежитися, так як вони можуть значно перевищувати витрати, які генеруються фасадними напрямками бізнесу. З чого ж складаються витрати на бек-офіс, який до слова не приносить прибутку, а лише констатує факт: заробітна плата + податки на ЗП + додаткові виплати + навчання + штрафи + консультанти + витрати на підписку на профільні видання + рекрутинг + адаптація та контроль і т.д. Більш того такі процеси бек-офісу, як бухгалтерія і логістика, вимагають висококваліфікованих фахівців і постійного контролю для відповідності високим стандартам, мінімізації ризиків і фінансових втрат в майбутньому. Саме аудит ефективності дозволяє ідентифікувати бізнес-процеси, які поглинають ресурсів більше, аніж приносять в бізнес, а це очевидно неправильна пропорція.

Вивчаючи різні бізнес-моделі і аналізуючи практику оптимізації бізнес-процесів, Ви безсумнівно повинні ознайомитися з матрицею Пола Хармона, яка підкаже Вам як ефективно управляти бізнес-процесами. Матриця носить як стратегічний характер, беручи до уваги важливість процесу, так і враховує складність самого процесу.

Отже, якщо Компанія використовує процесний підхід до управління, то стає очевидним, що нести значні витрати з утримання бухгалтерії не ефективно. Куди потрібніше інформація, яку надає оперативний / управлінський облік. Адже саме ця інформація «з поля бою» допомагає оперативно втрутиться і скорегувати управління в потрібному орієнтованому на результат напрямку.

Тенденція останніх 10 років в Європі і розвинених країнах – це утримання штату фінансових аналітиків, які на щоденній основі постачають менеджмент інформацією про результати та показники ефективності, тоді як функція фінансового обліку віддана на аутсорсинг професіоналам, для яких це і є бізнес. Більш того, за допомогою використання аутсорсингу у сертифікованого провайдера, у Компанії є можливість зберігати комерційну і фінансову інформацію в повному обсязі, так як провайдер пов’язаний договорами про нерозголошення і конфіденційності використовуваних даних. Серед популярних для аутсорсингу також є функції кадрового адміністрування, функції внутрішнього аудиту та логістики. В Європі також окремо виділено напрямок аутсорсинг функції по розрахунку заробітної плати, але в українських реаліях поки важко виділити цей процес, як зовсім незалежний від загальної бухгалтерії.