Oops-кейси від Аліни Качоровської

Проект Unlimit Ukraine запускає новий формат зустрічей з українськими підприємцями – серію заходів «Oops-кейси або не тільки історії успіхів», які покликані обмінюватися досвідом в питаннях ведення бізнесу. На кожну з таких зустрічей виноситься на розгляд окрема тема до обговорення. Живе спілкування, питання та відповіді, бізнес-кейси, рішення та пропозиції чекають на учасників заходів.

31 серпня в затишному саду “kGarden” компанії-учасники проекту Unlimit Ukraine познайомилися з Аліною Качоровською, засновницею української взуттєвої компанії Kachorovska Atelier. Саме ця зустріч  стала першою ластівкою формату «Oops-кейсів».

Аліна розповіла про питання обліку виробництва, яка система обліку застосовується у неї в компанії, а також пояснила, чому важливо правильно і вчасно прописати бізнес-процеси і перейти до структурованої схеми роботи.

Передісторія

2 роки тому  компанія “Kachorovska Atelier” вийшла на етап зростання об’ємів замовлень, а звідси – і об’ємів виробництва (на той час, замість звичної кількості 10 клієнтів на день – їх стало 150). І тоді компанія поставила перед собою умовний термін переходу на новий рівень роботи всіх процесів, які б задовольняли тодішній попит та реалії.

Система обліку

Компанія “Kachorovska Atelier” найняла кваліфікованого фінансиста, який перші два місяці роботи просто спостерігав та досліджував сам всі процеси, які відбуваються в компанії.

На основі отриманої інформації, він прописав всі бізнес-процеси, підв’язав всі формули на основі першочергових завдань компанії, таких як: черги, індивідуальні замовлення, залишки матеріалів, виробники/підрядники) і об’єднав їх в один Excel-файл.

Цей крок був важливим та потрібним саме в той час. На такій системі компанія працювала приблизно 8 місяців. Але, через велику кількість замовлень, яка вимірювалася тисячами одиниць продукції – Excel вже не задовольняв тих об’ємів. І другим логічним кроком стало запровадження в компанії системи обліку CRM.

2 крок: CRM-система

CRM Microsoft Dynamics – якісна розумна система обліку, функціональний інструмент обліку для компанії.

Дана система є повністю логічним ланцюгом від моменту отримання замовлення до його передачі замовнику.

При оформленні замовлення формується резерви по матеріалах, які будуть використовуватися. Коли замовлення ще не передано у виробництво, одразу видно, які матеріали недоступні. Система наперед прораховує завантаження виробництва, що дозволяє одразу прорахувати строки виконання замовлення.

Також така система передбачає присвоєння штрих-коду кожній одиниці продукції.

CRM-система дозволяє формувати будь-які таблиці і робити потрібні вибірки, виходячи з тих чи інших запитів.

Як наприклад:

• вибірка по клієнтах із певною сумою замовлень за певний період часу для створення системи лояльності компанії;
• календар з днями народженнями клієнтів;
• невиконані та неоплачені замовлення та ін.

Загалом, CRM-система надає доступ всім співробітникам компанії до всіх процесів одночасно всього лише за 2 кліки в системі.

І як результат впровадження цієї системи, “Kachorovska Atelier” вперше за всю історію свого існування вдалося виконати всі новорічні замовлення ще за тиждень до нового року.

Звісно, процес впровадження був нелегким, оскільки якраз припав на період відпусток, що призвело до значного обмеження в часі.

Спочатку від співробітників компанії поступали тільки негативні відгуки – але, як відомо, всі ми не одразу звикаємо та приймаємо щось нове, але це зовсім не означає, що це нове погане та неефективне. Згодом, коли систему було опановано, всі розуміють, що воно того вартувало.

Плюси

CRM-система передбачає безкоштовну версію на 30 днів користування.

Надається цілодобова технічна підтримка. І навіть у випадку, якщо раптом український офіс не може впоратися з тим чи іншим питанням – на допомогу приходить головний офіс Microsoft.

CRM-система завжди зберігає всі дані. Будь-які дані ви можете витягнути як окремий документ і зберегти там, де вам потрібно.

За весь час функціонування цієї системи в компанії “Kachorovska Atelier” не було жодного випадку збою в роботі.

Мінуси

CRM-система, її впровадження та обслуговування порівняно з іншими аналогами доволі затратні.

Якщо в компанії невеликі об’єми продажів та виробництва – не варто її використовувати, оскільки щомісячна оплата технічної підтримки становить від 3 до 6 тис. грн.

Поради від Аліни Качоровської

Порада № 1 – найняти фахівця, який зможе прописати всі бізнес-процеси компанії. Важливо, щоб така людина була сторонньою, а не власником компанії.

Порада № 2 – не бійтеся витрачати кошти на спеціалістів, які допоможуть вам зекономити час, і ви зможете сконцентруватися на інших справах, більш важливих для вас, як для власника компанії.

Порада № 3 – процес переходу на будь-яку систему обліку слід розпочати з прописування бізнес процесів і формування  таблиць в Excel. В подальшому це спростить перехід в єдину систему обліку.

Також нагадаємо, що учасникам проекту Unlimit Ukraine надається можливість отримати безкоштовну консультацію від однієї з членських компаній Європейської Бізнес Асоціації та отримати відповіді на питання, які відносяться до системи обліку виробництва компанії, як наприклад:

• перегляд / підготовка облікової політики актуальної для діяльності даного підприємства;
• перегляд та налаштування бухгалтерської бази даних 1С 8.2;
• трансформація фінансової звітності підготовленої згідно національних стандартів до фінансової звітності згідно МСФО;
• та інші.