Бонуси електронного обміну документами: досвід компанії «Пост Фінанс»

23/ 03/ 2018

Про досвід впровадження електронного документообігу та про бонуси нової системи обміну документами розповідають представники компанії «Пост Фінанс», що входить до Групи компаній «Нова Пошта»

Рішення про впровадження електронного документообігу у всій Групі компаній «Нова Пошта» було логічним і своєчасним. Потужний ріст компанії протягом останніх років спричинив зростання обсягів документообігу. Тоді ми задумалися про сервіс електронного документообігу й уже майже обрали M.Е.Doc. Однак вірусна атака (вірус Petya, що вразив багато комп’ютерів саме через цю програму) змусила подумати ще раз і вибрати сервіс «Вчасно».

Першим зі структури Групи компанії «Нова Пошта» на рішення обмінюватися документами онлайн відгукнувся «Пост Фінанс». Впровадження «Вчасно» пройшло швидко, і тепер компанія легко обмінюється документами з більшістю контрагентів. Замість звичної багаторівневої системи «підготуй документ – постав друк – підпиши – поклади в конверт – відправ» працює простий алгоритм: документ із 1С завантажується у «Вчасно», там на нього накладаються електронні печатка і підпис – і контрагент отримує повідомлення про те, що для нього у сервісі є документ. Його подальші кроки прості: узгодити і там же накласти підпис і печатку, або не погодити – і внести правки, які тут же доступні в «Пост Фінанс». Завдяки постійно доступному статусу кожного документа, комунікацію з кожним з партнерів легко контролювати, не втрачаючи час на очікування.

Перехідний період, під час якого відбувалося налаштування інтеграції, тривав місяць. Але після почалося найскладніше – взаємодія з контрагентами, частина з яких не погоджувалася на електронний документообіг. Хтось звично чинив опір новому, хтось був переконаний в більшій надійності та достовірності паперових документів, іншим не хотілося отримувати електронний підпис і реєструватися в системі «Вчасно».

У той же час переваги для «Пост Фінанс» більш ніж очевидні. Зараз замість замість 25 пачок паперу використовується всього 5, час роботи над документами скоротився в такій же пропорції – з 25 до 5 хвилин, сумарна економія ресурсів становить близько 50 тисяч гривень на місяць. Мета компанії – повністю перейти на електронний документообіг, довести цей процес до повного автоматизму і при цьому скоротити час роботи з кожним контрагентом до мінімуму. І з якісними сервісами це – легко.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Додати коментар

Такий e-mail вже зареєстровано. Скористуйтеся формою входу або введіть інший.

Ви вказали некоректні логін або пароль

Вибачте, для коментування необхідно увійти.

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: