Технології заради майбутнього – шлях до конкуренції

23/ 03/ 2018

Автор – Володимир Онучак, керівник відділу продажів та служби підтримки користувачів онлайн-сервісу обміну документами “Вчасно”

Майбутнє настало і в світі бізнесу виграє той, хто швидше реагує на зміни і не боїться бути новатором. Всі інші борються за свої позиції в умовах жорсткої конкуренції, де першість неможливо отримати без впровадження технологій.

Та впроваджувати нові технології поспішають не всі. Принаймні у галузі електронного документообігу, де ми працюємо вже рік, часто доводиться зыштовхуватися зі страхами і стереотипами. Здавалося б: обмінюватися електронними документами замість паперових  –  один з найпростіших і найшвидших шляхів оптимізації робочого процесу. Але чому компанії не поспішають переходити на обмін документами онлайн? Чому, якщо й переходять, то досі дублюють документи?

В світових рейтингах діджиталізації Україна не потрапила навіть в топ-50. Ми відстаємо за всіма можливими параметрами, окрім хіба що рівня освіти. Тому й не дивно, що у нас є висококваліфіковані спеціалісти, які влаштовуються на роботу в міжнародні компанії та займаються розробкою продуктів за кордон. Адже там ці продукти затребувані, бізнес користується ними, більше того – він відчуває необхідність в них.

Наша конкурентність в технологічному світі залежить від того, наскільки швидко ми можемо впроваджувати ці самі технології, а також від готовності бізнесу і людей на місцях використовувати їх. Якщо говорити про сервіс для бізнесу, який несе самі переваги – електронний документообіг, то виникають наступні питання: чому компанії так неактивно підтримують ініціативу переходу на ЕДО? що заважає впровадженню? чому так яскраво виражений супротив?

В першу чергу нам заважають страхи. Страхи виникають від незнання. Бізнес не знає, наскільки безпечно використовувати електронні документи, не впевнений, що податкова служба підтримує такі інновації, що проблем в майбутньому не виникне під час перевірок, що дані залишаться в вільному доступі стільки, скільки це буде потрібно. Із незнаннями потрібно боротися і зменшувати страхи. Адже основи для застосування інновацій для бізнесу з боку державних органів є, просто доступність їх обмежена для пересічного користувача.

Поряд із цим потрібно пам’ятати, що переваги від використання електронних сервісів для бізнесу більш значимі за примарні ризики. Зокрема, це зручність і прискорення бізнес-процесів. У випадку з електронним документообігом компанія має можливість позбавитися від нудних неефективних процесів створення та відправлення юридично значимих первинних документів в паперовому вигляді, тим самим скоротивши час, який на це витрачають відповідальні співробітники до 6 разів. І це не означає – скоротити робочий ресурс. Це дасть можливість підвищити його ефективність, зайнявши час, що вивільнився, більш важливою та інтелектуальною роботою.

Плюсом, якщо ви вже вирішили позбавитися від паперу, стане також значна економія витрат на ведення документообігу, яка виключить друк, обслуговування спеціальної офісної техніки (принтерів), кур’єрські послуги, а також утримання спеціальних паперових архівів. При цьому дана стаття витрат включатиме лише вартість послуг сервісу, який використовуватиме компанія. При обороті в сотні тисяч документів за рік економія для компанії складе мільйони гривень. І це завдяки лише одному сервісу, що позбавить компанію від паперу.

Ну і є у використанні сервісів ЕДО менш відчутні, але більш тривалої дії переваги – це імідж інноватора та захисника навколишнього середовища. Безумовно, звичка протягом тривалого часу братиме верх над раціональністю, але обов’язковий перехід компанії на електронні документи дасть можливість скорити використання паперу в цілому в 3,5 рази, а отже лише одна компанія протягом року здатна врятувати десятки дерев. Усвідомлення того, що своїми буденними робочими діями співробітник робить суспільно значущу справу, підвищує загальну екологічну і соціальну свідомість всього населення. Імідж інноватора дає компанії конкурентну перевагу,  виділяючи його серед інших, як сміливого, прогресивного гравця, який, ймовірно, може запропонувати те, що інші не здатні.

То як же подолати технологічну прірву? Тут завдань багато і передусім у держави, яка повинна створити як законодавчу базу, так і чітку схему застосування технологій для бізнесу.

Другий крок належить самому бізнесу – не боятись бути першим, впроваджувати інновації, які виведуть справу на новий рівень. І мова тут не лише про електронний обмін документами, а й про перехід на систему електронних закупівель, а також використання робочих месенджерів, електронних планерів тощо – тобто всіх можливих технологічних продуктів, які спростять життя співробітникам і компанії в цілому.

Таку ініціативу працівник захоче винести за межі компанії, діджиталізувати якомога більше процесів свого буденного життя, а отже – створити попит на інноваційні продукти і дати можливість Україні ввійти в топ-50 технологічних держав світу.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: