Переход с 1С на SAP Business One: миссия выполнима

14/ 07/ 2017

После введения Президентом Украины санкций против ряда российских компаний и программ, в т.ч. бухгалтерских, у владельцев и топ-менеджеров украинских компаний появилась возможность внедрения мировых стандартов вместо постоянного решения проблем, создаваемых прежним программным обеспечением.

Одним из основных решений, обсуждаемых сейчас тысячами владельцев бизнеса, менеджерами компаний, финансовых директоров и главных бухгалтеров, является SAP Business One.

Многим уже известно, что это программный продукт для среднего и малого бизнеса, который ориентирован на потребности бизнеса и управления ним.

Бухучет предоставляет ответы только относительно свершившихся фактов и в том формате, как того требуют государственные и фискальные органы. Управленческий учет  это система, заточенная для самого бизнеса и работающая в формате «план-факт-анализ.

Кроме того, это мировая система, понятная и принимаемая западными компаниями – это важно для тех, кто уже работает с иностранными контрагентами или только задумывается о выходе на зарубежный рынок.

Помимо бухгалтерской и налоговой составляющей, SAP Business One собирает воедино данные о зарплатах, выплатах, логистике, складе и других составляющих бизнеса, предоставляя владельцу и менеджерам данные обо всех процессах, происходящих в компании. При этом SAP Business One специально локализована с учетом требований украинского законодательства.

Кроме того, система уже внедряется в целом ряде украинских компаний разного масштаба и рода деятельности – причем, именно в том формате и объеме, который нужен конкретному предприятию, ведущему деятельность в реалиях современного рынка.

Однако даже те, кто осознает эти ключевые моменты, преимущества и возможности SAP Business One, для принятия решения задают ряд вопросов, таких как:

– подходит ли эта система именно моему бизнесу
– сколько времени занимает переход и как долго персонал будет учиться «работать по-новому»
– как технически выглядит внедрение этой платформы
– кого необходимо подключить к процессу и на каком этапе
– сколько это стоит и за что именно я заплачу
– кто и как настраивает и исправляет систему при отсутствии специалистов среди персонала…

Часто ни штатный бухгалтер, ни системный администратор, ни специалист по 1С не могут дать полного ответа на эти вопросы собственнику или руководителю компании.

В этой статье мы даем понятную схему пошагового внедрения SAP Business One на предприятии, параллельно продоставляя ответы на вопросы, которые чаще всего волнуют руководителей компании.

Внедрение SAP Business One: пошаговая инструкция для «чайников»

Блок первый: предварительные действия

Шаг первый: принятие решения
Суть: осознание потребности в переходе на новую систему и возникновение заинтересованности в возможностях SAP Business One.
Кто осуществляет: собственник бизнеса или руководитель, или финдиректор; далее «лицо, принимающее решение» (ЛПР).
Время: от 1 секунды до бесконечности.

Шаг второй: звонок или письмо
Суть: в компанию BDO, которая является разработчиком локализации украинской версии программы, поступает звонок или письменный запрос.
Кто осуществляет: ЛПР.
Время: 5-10 минут.

Шаг третий: организация и проведение первичной встречи
Суть: демонстрация работы системы, ее отдельных блоков и ее возможностей (с возможным первичным выбором нужных).
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO.
Время: 30-60 минут.

Шаг четвертый: допуск к бизнесу
Суть: принятие решения о допуске специалистов BDO к изучению бизнеса клиента и заключение договора на обслуживание.
Кто осуществляет: ЛПР.
Время: от 1 минуты до нескольких дней.

Шаг пятый: выбор сотрудников внутри компании
Суть: принятие решения о составе «группы внедрения» среди сотрудников компании (например, финансового директора, главного бухгалтера, начальника логистической службы, рукововдителя склада, системного администратора), уведомление их и внесение данной работы в список задач.
Кто осуществляет: ЛПР.
Время: от 1 рабочего дня.

Блок второй: проектирование системы

Шаг шестой: анализ бизнес-процессов компании
Суть: изучение особенностей работы, потребностей компании и ее значимых структурных подразделений, процессов на предприятии, приоритетов и возможных сценариев развития бизнеса.
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO при содействии группы внедрения из персонала компании клиента.
Время: от 1 недели.

Шаг седьмой: составление рекомендаций
Суть: и составление рекомендаций по необходимым модулям и объемам системы на основании предварительного анализа бизнеса.
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO
Время: от 1 дня.

Шаг восьмой: вторичный выбор и согласование модулей
Суть: выбор модулей и список шкал настройки и требований к ним на основании выводов специалистов и пожеланий клиента (например, расчет стоимости складского запаса может происходить по средней скользящей цене, по fif или другим характеристикам).
Кто осуществляет: ЛПР или его представитель при содействии специалистов BDO.
Время: от 1 дня.

Шаг девятый: изучение возможностей серверного и облачного обслуживания
Суть: выявление технических возможностей клиента (наличие и качество имеющегося оборудования) для внедрения системы, ознакомление его с преимуществами и недостатками серверного и облачного обслуживания, рекомендации клиенту.
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO при содействии ИТ-отдела клиента.
Время: от 1 дня.

Шаг десятый: выбор между сервером и облаком
Суть: принятие решения о серверной или облачной технологии; если необходимо – докупка и установка необходимого оборудования или перезаключение контракта с провайдером (необходимость возникает редко).
Кто осуществляет: ЛПР при содействии ИТ-отдела и на основании рекомендаций сотрудников компании BDO.
Время: от 1 дня.

Блок третий: реализация проекта

Шаг одиннадцатый: инсталляция системы
Суть: техническое внедрение выбранных модулей и настройка необходимых шкал (как правило, без дополнительного программирования или с минимальным привлечением программистов).
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO при содействии группы внедрения от клиента.
Время: от 1 недели до месяца, в зависимости от сложности задачи и управленческих процессов в компании.

Шаг двенадцатый: обучение (происходит параллельно шагу 11 – инсталляции системы)
Суть: члены группы внедрения как уполномоченные и наиболее заинтересованные в успехе проекта лица получают базовые знания об основах работы в системе, ответы на свои вопросы и проходят тренинг непосредственно в системе, которая инсталлируется в компании, и в тех модулях, где им предстоит работать.
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO вместе с членами группы внедрения и (желательно) ЛПР.
Время: от 1 недели до месяца.

Шаг тринадцатый: проверка и дополнительные настройки системы (происходит параллельно шагу 12 – обучению)
Суть: одна или несколько сессий исправлений-дополнений-изменений настроек в инсталлированной системе на основании дополнительных требований и пожеланий клиента.
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO на основании комментариев группы внедрения, проходящей обучение.
Время: от 1 дня до достижения нужного результата.

Блок четвертый: большое интеграционное тестирование

Шаг четырнадцатый: перенесение данных
Суть: введение условных данных в новую систему и отдельные модули, окончательная настройка (например, при перенесении в складской модуль остатков, клиент хочет предусмотреть возможность наличия отрицательного запаса или, напротив, просит настроить систему так, чтобы при отсутствии товара на складе продажи были бы невозможны).
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO при постоянном контакте с группой внедрения.
Время: около 1 недели.

Шаг пятнадцатый: создание плана теста (разрабатывается параллельно шагом 14 – перенесением данных)
Суть: определяются основные и дополнительные типичные бизнес-процессы, создается план будущего теста – системных бизнес-кейсов от начала и до конца, и с учетом полномочий тех или иных сотрудников вносить в систему новые данные.
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO при постоянном контакте с группой внедрения.
Время: около 1 недели.

Шаг шестнадцатый: проведение теста
Суть: через систему с заранее внесенными условными данными планово прогоняются сквозные бизнес-процессы (например, если проверяется алгоритм процесса пополнения запасов товара, то система должна показать, что нужно провести дополнительную закупку или производство, определить необходимость выделения ресурсов, провести оплату – и все это с постоянным контролем цифр по товарно-материальным и финансовым запасам, по бухгалтерской проводке, которая проходит в системе).
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO в присутствии ЛПР и группы внедрения.
Время: от 1 дня.

Шаг семнадцатый: доработка системы (если необходимо по результатам шага 16)
Суть: на основании первого теста проводится доработка системы, устранение недостатков, изменение настроек, дополнения и т. д.; после этого проводится еще одно тестирование – и так до полного удовлетворения клиента.
Кто осуществляет: сотрудники компании BDO при содействии группы внедрения и ЛПР (при тестировании).
Время: около 1 недели.

Шаг восемнадцатый: утверждение бета-версии
Суть: подтверждение правильности и понятности работы бета-версии, сигнал о том, что компания готова к запуску новой системы в полноценном режиме.
Кто осуществляет: ЛПР.
Время: от 1 дня.

Блок пятый: обучение персонала

Шаг девятнадцатый: создание инструкций для персонала
Суть: написание и согласование инструкций для каждого работника компании согласно занимаемой им должности, круга задач и уровня допуска.
Кто осуществляет: специалисты компании BDO в контакте с членами группы внедрения.
Время: около недели.

Шаг двадцатый: обучение пользователей
Суть: тренинг по использованию системы для рядовых пользователей согласно инструкциям.
Кто осуществляет: члены группы внедрения, уже являющиеся носителями знаний и понимающие особенности работы подчиненных; при необходимости подключаются специалисты компании BDO.
Время: около недели.

Блок шестой: перенесение баз данных и старт работы (идет параллельно с пятым блоком)

Шаг двадцать первый: загрузка данных
Суть: загрузка данных в систему из предыдущей системы; они подразделяются на справочники (каталоги, объединенные общим признаком, например, «справочник товаров и услуг» или «справочник бизнес-парнеров») и сами данные (например, цены, количество списанных единиц товара, остатков товарно-материальных ценностей, остатков сальдо на счетах и т д.).
Кто осуществляет: при наличии допуска и соответствующего в контракте – специалисты компании BDO; при нежелании клиента – уполномоченные и обученные сотрудники компании.
Время: от 1 недели, в зависимости от сложности баз данных, ресурсов, скорости принятия решений в компании.

Шаг двадцать второй: начало работы и период первоначальной поддержки
Суть: компания работает в новой системе, сотрудники действуют согласно инструкции, обучаясь в процессе работы или перенимая опыт коллег, при необходимости – общаются на форуме или лично со специалистами компании BDO.
Кто осуществляет: группа внедрения и рядовые сотрудники компании, обращаясь к специалистам компании BDO в случае необходимости.
Время: как минимум, до завершения первого отчетного периода, то есть, полтора-две месяца.

Шаг двадцать третий: обновления системы (при необходимости)
Суть: апдейт системы при возникновении новых обстоятельств, таких как создание разработчиком нового модуля, который может быть интересен клиенту (проводится платно), или же объективных изменений условий ведения бизнеса, например, законодательное изменение размеров НДС (бесплатно).
Кто осуществляет: специалисты компании BDO, направляя соответствующее уведомление клиенту – ЛПР или уполномоченному им сотруднику.
Время: весь период существования компании.

Шаг двадцать четвертый: вторичная поддержка (по желанию клиента)
Суть: абонентское обслуживание компании по договору, предусматривающая постоянную поддержку пользователей и(или) новые задачи, такие как доработка дополнительных модулей, их интеграция и перенастройка при появлении новых бизнесов или изменения условий ведения деятельности (например, при появлении ВЭД).
Кто осуществляет: специалисты компании BDO – постоянно при обращении сотрудников клиента; или же по факту поступления запроса от ЛПР или уполномоченного им лица (лиц).
Время: весь период существования компании.

Вместо заключения. Исходя из наблюдений сотрудников BDO, имеющих опыт внедрения системы в реальном отечественных условиях, приблизительное время перехода на SAP Business One составляет три месяца – от первичного запроса до начала полноценной работы.

После этого следует период первичного сопровождения, рекомендуемая длительность которого – до начала следующего отчетного периода, то есть, около полутора месяцев.

Что касается сложности работы – программа интуитивно понятна среднему пользователю компьютера, и уже тем более тем, кто работал в 1С или с базами данных.

Надеемся, что первый шаг в плане по переходу на SAP Business One вы уже сделали.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: