Ефективне планування дня. Як все встигнути і не відкладати на потім

13/ 07/ 2018

Автор: Юлія Бойко, старший бізнес-тренер компанії BogushTime

Давайте спочатку домовимося про те, що ВСЕ ВСТИГНУТИ МОЖЛИВО. І це погана новина. Тому що час розтягнути неможливо, на жаль, у нас з вами його обмежена кількість, 24 години на добу. І не більше і не менше. Але є і хороша новина! ВСЕ робити і не потрібно, потрібно встигнути зробити тільки те що треба. І вам доведеться навчитися встигати зробити ТЕ, ЩО ТРЕБА саме сьогодні. Справа в тому, що за принципом Парето, всього лише 20% ваших завдань протягом дня забезпечують 80% результату, а решту 80% завдань ведуть лише до 20% результату. Як не сумно, але переважна більшість людей левову частку свого часу протягом дня використовують даремно.

Нижче я перерахую кілька правил, виконання яких допоможе вам робити те, що потрібно для створення результату, і ввечері відчувати себе задоволеним і щасливим, а не виснаженим і нещасним.

Правило 1

Для того, щоб вибрати ВАЖЛИВЕ, а не ТЕРМІНОВЕ, вибирати потрібно ДО того, як ви потрапили на роботу. Інакше ви просто швидко перейдете в режим “рятувальник” замість того, щоб послідовно виконувати те, що призведе до реалізації поставлених цілей. Тому, список завдань на день слід складати вдома, причому бажано відразу ж, як прокинулися.

Я розумію, що тут же виникає питання – як це зробити, адже треба бачити всі завдання, треба бачити зв’язки між ними? Так, ви маєте рацію, і завдання потрібно бачити, і зв’язки між ними, непогано б ще й розклад на місяць вперед. Тому рішення у вас два: або користуватися правильним паперовим планувальником і носити його з собою, або починати свій день з комп’ютера, щоб все подивитися і узгодити он-лайн. Чи можна планувати день з вечора? Краще цього уникати, ваш розум занадто схвильований минулим днем, тому потрібно підвести ввечері підсумки, виписати список завдань на завтра, щоб «розвантажити» голову, але план створювати саме з ранку.

Правило 2

Коли ви складаєте список завдань на день, не намагайтеся їх відразу сортувати – зробите це пізніше. Для початку вам потрібно просто все виписати, щоб побачити весь обсяг. Перегляньте декілька минулих днів (ось навіщо вам потрібні записи), загляньте в план на місяць і просто запишіть на сьогодні все, що вам здається важливим зробити. Обов’язково відзначте зустрічі з клієнтами, з якими ви вже домовилися на конкретний час. Такі завдання називаються жорсткими.

А потім ще внесіть в список ваші рутинні справи, те, що ви робите на регулярній основі без нагадування. Зазвичай про ці справи не думають, тому що вони на “автоматі» стоять, але вони ж все одно займають час! Нещодавно я працювала з одним менеджером, який на початку тижня похвалився мені, що склав повний план на тиждень і тепер все виконує за планом, а в кінці тижня виглядав дуже нещасним і засмученим. З моїх розпитувань я зрозуміла, що він не виконав частину плану і погано себе почуває з цього приводу. Він навіть сказав: “Знаєте, я думаю, що планування – це не моє … “А я просто подивилася на його план і побачила, що в ньому немає ні роботи з поштою, ні регулярних нарад / координацій, ні роботи з документами, ні часу на відволікання на питання підлеглих. Я запитала: “А хіба ви не працюєте з поштою? “” Працюю, – відповів він, – кожен день працюю. “Тоді я попросила його підрахувати, скільки часу у нього в тиждень займають такі “рутинні” завдання – і виявилося, що саме стільки йому і не вистачило для виконання плану. Тому виписуйте і ті завдання, які до часу не прив’язані, але їх також потрібно зробити сьогодні,  такі завдання називаються плаваючими.

Таким чином, наполягаю, що повинні бути внесені ВСІ завдання, тому що потім вам потрібно виконати наступне правило.

Правило 3

Оцініть всі завдання по часу: скільки часу на кожну з них потрібно або скільки ви готові цьому завданню присвятити. А потім підрахуйте загальну суму. Відразу скажу, що якщо ви складаєте собі план на ВЕСЬ ДЕНЬ, тобто на добу, то сума всіх завдань, разом зі сном, їжею та іншим., повинна становити не більше 20 годин – адже треба обов’язково залишити час на форс-мажор.

А якщо ж ви складаєте тільки робочий розклад, то за правилами, сума часу не повинна перевищувати 6,5 годин при 8-ми годинному дні, а якщо ви працюєте 10 годин – то сума повинна вийти не більше 8 годин, а якщо ви працюєте 12 годин – то сума не повинна перевищувати 10 годин і т.д. Більше 12 годин на день працювати складно, просто не впишеться. Якщо звичайно ви не працюєте в Google і у вас не стоять холодильники і ліжка в робочих приміщеннях, і вам не треба витрачати час на дорогу і їжу.

А якщо серйозно, то дослідження показали, що людина, яка працює 8 годин на добу, результату виробляє більше, ніж людина, яка працює 9 годин на добу. Тому що для високої продуктивності нашому тілу регулярно потрібно відновлюватися і відпочивати. Інакше продуктивність падає, концентрація, пам’ять і увага знижуються – як наслідок з’являються помилки, які потрібно усувати, а на це також потрібен час. Так створюється порочне коло, коли ти сильно зайнятий, а ефективності нуль.

Головна ідея, яку я хочу до вас зараз донести, що єдиним способом ДІЙСНО СПЛАНУВАТИ ЕФЕКТИВНИЙ ДЕНЬ є тайм-калькуляція! Не оцінили тривалість завдань, які не підсумували загальний показник – значить, обов’язково візьметеся виконати щось, що виконати свідомо неможливо.

Ну а з приводу кількості часу, який обов’язково потрібно заздалегідь резервувати на форс-мажори, так в розкладі його повинно бути близько 20% від загального часу. Виявляється, дослідження за останні 100 років показали, що «хаотичності» в нашому житті, яку не можна було передбачити, в середньому не більше 1/5 від загальної маси подій. Тому на питання «а що ж робити з форс-мажорами?», відповідь проста – планувати.

Правило 4

Тепер вам доведеться зробити найнеприємніше і складне – викинути зі списку те, що все одно не буде зроблено! Вірю, що це здається неможливим. Але хіба, коли ви це не виконуєте, ви не викидаєте завдання? Викидаєте! Але ще й з почуттям поразки і провалу. Не доводьте себе до цього – викинете завдання самі, заздалегідь, керуючись розумністю і доцільністю. Якщо підрахувавши загальну суму часу, необхідного для вирішення ваших завдань на сьогодні, ви побачите, що там більше 24 годин, ви чітко зможете зрозуміти, що все це зробити не встигнете. Краще відразу запишіть завдання на інший день, ніж ввечері засмучуватися, що знову ви це не зробили.

Щоб правильно розставити пріоритети, переглядайте цілі на місяць, рік і далі. Привчіть себе хоч щось обов’язково робити кожен день з стратегічного списку, як би важко це не було і як би вас не розривали на частини. А щоб вас не розривали, доведеться стати формальним бюрократом і завести собі розклад прийомів: в які дні і в який час з яких питань до вас потрібно приходити, попередньо записавшись. Будуть обурюватися? Так, будуть, потім звикнуть і почнуть цінувати. Трохи жорсткості і мужності успішному менеджеру ніколи не заважали!

Правило 5

Працюючи з ВІП клієнтами або проводячи зустрічі, ви однозначно стикаєтеся з накладками в розкладі. Один запізнився, другий прийшов раніше, технічні затримки, формальні нюанси – і все в вашому розкладі поповзло! День в стресі. Запам’ятайте, між ключовими завданнями в Протягом дня, життєво необхідно залишати тимчасові зазори в 20-30 хвилин, навіть якщо зустрічі заплановані на вашій території. Ніколи не складайте графік, в якій одна зустріч закінчується о 12:00, а наступна о 12:00 починається – це утопія. Пам’ятайте, що форс-мажор нікуди не подівся, і час під нього ви розподіляєте між вашими ключовими завданнями.

Ваша робота важлива, вона демонструє рівень роботи всієї компанії. Тому ви повинні бути прикладом точності, дисциплінованості, ефективності, культури і самоповаги. Успіхів вам!

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: