Систематизація бізнесу: як підготувати компанію до нового етапу розвитку

31/ 07/ 2017

Автор: Петро Синєгуб, власник 14-ти бізнесів, що успішно розвиваються в Україні та інших країнах світу, засновник Бізнес Академії 4SMART

Одна із найголовніших умов розвитку бізнесу – відхід власника від операційного управління. Це логічно, тому що так він повертається до своїх початкових задач: будує стратегію, задає бачення усієї компанії, формує загальні цілі.

Завдяки системному бізнесу власник перестає бути його заручником. Та поліпшення можна побачити і по інших співробітниках: кожен відділ працює більш ефективно.

Налагоджена система дозволяє бізнесу вийти на нові ринки, збільшити штат, масштабуватися, ввести нові продукти. І аби все вийшло, бізнес має дотримуватися певних правил.

Що таке систематизація

Власники 80 % українського середнього і малого бізнесу і не підозрюють, як насправді працюють їхні компанії. Вони впевнені, що існуючі процеси виконуються на всі 100 та жодних збоїв не відбувається.

Як же вони дивуються, коли в компанії проводять аудит чи таємну покупку. Виявляється, співробітники працюють вроздріб та у підсумку не досягають загальної мети.

Така ситуація – маленька ілюстрація того, як працює бізнес без системи. Із хаосом всередині компанія не може зростати, набирати нових співробітників та швидко їх адаптувати.

Тож який бізнес можна вважати системним?

– Кожен співробітник працює за описаними бізнес-схемами і бізнес-процесами
– Керівництво затвердило їх
– Процеси максимально ефективні за витратою часових і людських ресурсів
– Кожен спеціаліст може вплинути на зміни свого робочого процесу, якщо бачить його неефективність
– Власник не втручається в операційне управління, бо все налагоджено і працює без проблем
– Існує чітка технологія найму, завдяки якій в компанію відбирають “своїх” співробітників

Як систематизувати бізнес

Зазвичай спеціалісти дивуються, нащо описувати їхні робочі процеси. Вони вважають цю роботу зайвою – все ж і так нормально працює, їм не потрібні додаткові інструкції.

Насправді ж описані бізнес-процеси мають на меті свої задачі:

– Вони ведуть співробітників за готовим процесом і економлять їх час
– Новачки швидше адаптуються і входять на посаду
– Процеси показують власнику і керівникам, чим конкретно зайняті люди в компанії

Тож які конкретно дії вжити компанії, аби систематизуватися?

  • Описати процеси

Кожен спеціаліст поетапно описує робочі процеси, за які несе відповідальність.

  • Розрахувати час

Співробітники вказують, скільки триває кожен маленький крок всередині великого процесу. У підсумку керівники знають, чим і наскільки завантажені іх співробітники.

  • Оцінити

Власник разом зі своєю експертною групою оцінює, наскільки ефективні процеси вийшли у співробітників. Експертами тут виступають керівники відділів та ключові спеціалісти.

Разом вони дивляться, як можна доопрацювати той чи інший бізнес-процес, аби зробити його ще ефективнішим. Як саме – залежить від конкретного процесу. Десь можна вкоротити час, десь прибрати зайву ланку чи виключити із ланцюжка чиїсь дії.

  • Розповсюдити

Після затвердження ТОП-менеджери передають відредаговані процеси назад спеціалістам.

  • Перевіряти

Мало описати і віддати правила. Їх треба перевіряти. Це можуть робити керівники відділів чи спеціально закріплена за цим людина. Завдяки такому контролю співробітники не будуть відходити від узгоджених дій.

  • Поліпшувати

Перевага системного бізнесу в тому, що його завжди можна зробити ще ефективнішим. Добре, коли ініціатива змін надходить безпосередньо від співробітників. Як виконавці вони точно знають, що виправити всередині процесу.

Експертна група розглядає пропозиції та вирішує, стверджувати їх чи ні.

Як впровадити систему в існуючий бізнес

Систематизувати бізнес треба послідовно, за чітко узгодженим графіком. Принцип один – почати із відділів, що приносять більше прибутку. У кожній компанії своя ситуація.

Як за прикладом середньостатистичного малого і середнього українського бізнесу можна ввести систему в компанію?

  • Відділ продажів

У більшості компаній це саме той підрозділ, що приносить серйозну частину прибутку. Тому позитивними змінами тільки в цьому відділі можна значно підвищити загальні показники компанії.

Особливо слід почати із продажів тим компаніям, де більшість клієнтів – постійні.

  • Відділ маркетингу

Як правило, ці два відділи ідуть паралельно, тому і систему в них слід вводити одночасно. Це стосується компаній, у яких маркетинг приносить потенційних клієнтів, яких потім обробляють співробітники відділу продажів.

  • Фінансово-управлінський облік

Система у цій сфері потрібна, аби компанія розуміла, скільки в неї грошей та звідки вони.

  • Бюджетування

Наступний крок компанії – зрозуміти, як розподіляти гроші у розрізі певного проміжку часу, у які відділи і на які потреби.

  • HR-відділ

Коли всі питання щодо прибутку і клієнтів вирішено, слід прийматися за персонал. Це важливо, бо команда – центральний ресурс компанії. Саме від комфортних умов для співробітників залежить їх продуктивність і ефективність.

Тому систематизувати треба кожні окремі процеси та життєвий цикл співробітника у компанії в цілому. Маються на увазі усі процеси від співбесіди і до прощання.

Систематизація бізнесу – це всеосяжна міра. Не можна впровадити систему в одному відділі, а іншим сказати: “Працюйте як раніше”. Тому процес систематизації потребує часу.

Багато українських власників бізнесу вже зважилися на такі зміни. Їх досвід підказує, що грамотно систематизований бізнес – це новий етап розвитку компанії.

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: