11 порад для організації новорічного корпоративну

23/ 10/ 2018

Яна Матвійчук

Директор компанії ARENA CS

Івенти з ARENA CS – це емоції, які неможливо передати словами! Команда агенції в цьому бізнесі уже 14 років і ми точно знаємо як зробити івент не лише яскравим, але й ефективним!

Однак з різних причин деякі компанії займаються проведенням заходу, в тому числі і новорічного корпоративу, самостійно.

Якщо Ви працюєте в такій компанії і думаєте, як освоїти івент менеджмент, то навчання в нашій Great Event School допоможе розібратися в багатьох моментах, а також структурувати набутий раніше досвід. До речі, для членів EBA передбачена знижка!

Для тих, хто уже стрибнув на «палаючий велосипед» і вже займається підготовкою до «головного свята року» у статті ми розглянемо і детально проаналізуємо типові помилки, які допускаються при підготовці новорічного корпоративу.

Чітко визначайте основну мету заходу

Багато організаторів намагаються охопити все, починаючи від столу, який буде ломитися від їжі, алкоголю і шоу-програми та закінчуючи караоке з зірками. Запам’ятайте, що програма новорічного корпоративу, як власне і будь-якого іншого івенту, формується навколо головної мети, яка повинна бути досягнута після закінчення заходу, з якими думками, ідеями та настроєм гості повинні покинути локацію після його завершення.  Івент менеджмент – це майстерність, яку можна осягнути зі спікерами Great Event School!

Не намагайтеся осягнути неосяжне

Це типова помилка недосвідчених івент менеджерів, які намагаються організувати новорічний корпоратив по вищому розряду. Організатор намагається охопити все і одразу, часто застрягаючи в деталях: вишукану кухню, круте приміщення, дорогі напої і люксовий новорічний дизайн. При цьому вже не вистачає часу та грошей на найбільш важливі речі, а саме, розібратися чого саме хочуть колеги, які саме артисти, тематика, дрес-код їм подобаються. Саме від очікувань та настрою аудиторії має формуватися наповнення корпоративного заходу. Вам ніхто не забороняє перевершувати очікування, але йти врозріз з настроями аудиторії – помилково.

Для кожного організатора корпоративного заходу найважливіше, щоб все вийшло круто, щоб всі були задоволені, і він міг з гордістю розказати про цю подію, особливо, якщо це був масштабний івент. Ми зможемо навчити цьому працівників компаній, які виконують обов’язки по організації івентів, в нашій школі Great Event School!

Не тисніть на підрядників

При проведенні новорічного корпоративу багато організаторів намагаються отримати максимальні знижки від підрядників. Прагнення цілком прагматичне та зрозуміле, але якщо переговори проходять у кілька етапів і партнер під тиском поступається ціною значно нижче від оригінально пропозиції, будьте готові до  компромісів у якості послуг. Для прикладу, як може адміністрація закладу знизити рівень сервісу:

  • виділити менше персоналу (тобто, ваш захід буде обслуговувати той же офіціант, що працює в іншому залі);
  • зменшити вагу порцій у стравах або навіть «адаптувати» рецепт;
  • продати сусідню залу під таку ж гучну вечірку як у вас, що додасть дискомфорту обом компаніям.

Такі «дрібниці» можуть значно погіршити настрій гостей на новорічному корпоративі. Тому радимо торгуватися грамотно і не вимагати зниження ціни будь-яким способом.

Завжди документуйте домовленості з партнерами

Часто бувають ситуації, коли організатор заходу спілкується з підрядниками по телефону, не укладаючи письмовий договір. У підсумку, можуть надіслати банер не того кольору, переплутати новорічні іграшки, відправити ялинку не того розміру або феєрверки не тої потужності. Чим більше підрядників, тим більша ймовірність виникнення помилок та непорозумінь. Радимо узгоджувати деталі замовлення щонайменше електронною поштою з обов’язковим підтвердженням ваших умов від підрядника.

Не бронюйте номери або зали в готелі по телефону або через Інтернет без підписання договору

Інколи бувають випадки, коли агенція з бронювання і готель продають одні й ті ж номери і зали. Вони не узгоджують дії між собою, що часто викликає незручні і неприємні ситуації. Повірте, може виникнути така ситуація: ви забронюєте зал під новорічний корпоратив, внесете передоплату в 100%, приїдете і дізнаєтеся, що зал уже зайнятий. Тому не варто покладатися на випадок, робіть все, як треба, з першого разу.

Не покладайтеся на опис локації при підборі місця для заходу

Івент менеджмент – сфера, в якій потрібно покладатися на себе! Підбираючи місце для проведення новорічного корпоративу, не вірте опису локації в програмці або в Інтернеті. Зображення та опис місткості зали не дають повного уявлення про розміри приміщення, інтер’єр, функціональність. Часом фраза «зала вмішує 100 осіб» зовсім не означає що ваші 100 колег помістяться там за бенкетними столами і вистачить місця для сцени, фотозони та виступу балету. Не лінуйтеся, огляньте місце до прийняття остаточного рішення та задайте максимум запитань та уточнень адміністрації закладу.

Єдина корпоративна політика щодо проведення заходів

Часто в рамках великої компанії різні відділи займаються організацією заходів: хтось займається підготовкою новорічного корпоративу, хтось відповідає за підготовку семінару. Підходи до роботи у кожного менеджера різні, а це може призвести до непорозумінь, стати причиною обговорень про платоспроможність компанії. Тому так важливо дотримуватися єдиної корпоративної політики при підготовці івентів.

Призначайте одного відповідального за проведення заходу

Один івент менеджер – один захід. Організовуючи новорічний корпоратив вам точно знадобляться помічники. Залучайте небайдужих колег до різних частин підготовки, але нести відповідальність за бюджет, програму, ключові моменти завжди має 1 особа. Це допоможе уникнути конфліктів, плутанини і збоїв в організації івенту (коли 1 працівник випускає в залу балет для виконання танцювального номеру поміж столами, а інший одночасно запускає в залу 20 офіціантів з тацями, повними гарячих страв…)

Не покладайтеся 100% на відгуки учасників заходу або думку керівництва

Учасники заходу можуть з ввічливості не критикувати новорічний корпоратив, тому іноді буває складно оцінити ефективність свята. В Great Event School організаторів івентів навчать об’єктивно оцінювати проведений захід. Невелика порада – намагайтеся завжди урізноманітнювати програму, замість повторення одного плану та формату заходу кілька років поспіль.

Не намагайтеся заощадити бюджет, замовляючи кожну послугу безпосередньо у постачальника

Оберіть одного чи кількох посередників за кількома напрямками, наприклад, поліграфія; сувенірна продукція та подарунки; бронювання артистів, тощо. Це заощадить вам купу часу, позбавить пакетів документів, десятків листів у пошті, а також зекономить бюджет. Всі «хитрощі», які знадобляться івент менеджеру, допоможуть освоїти тренери Great Event School!         

Уникайте банальних концепцій

Не беріть банальні сценарії для, а керівництво залишиться задоволеним як вами, так і проведеним заходом.

Great Event School – школа, яка допоможе освоїти все необхідне для проведення крутого івенту. Успіхів вам у роботі та організації власного новорічного корпоративу!

Якщо ви знайшли помилку, будь ласка, виділіть фрагмент тексту та натисніть Ctrl+Enter.

Читайте корисні статті та новини. Поширюйте їх соціальни мережами.
0 Шейрів

Повідомити про помилку

Текст, який буде надіслано нашим редакторам: